In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, is de wereld van de boekhouding niet gevuld met glitter en glamour. Het dagelijks leven voor een accountant bestaat uit een combinatie van accounting voor terugkerende bedrijfsactiviteiten, het voltooien van speciale projecten en het deelnemen aan de maandelijkse 'close'. Door inzicht te krijgen in de dagelijkse activiteiten die plaatsvinden in de boekhouding, Krijg meer inzicht in hoe het boekhoudproces werkt en hoe u het kunt ontwerpen voor uw bedrijf.
Terugkerende transacties
Voor veel beginnende accountants wordt een groot deel van de dagelijkse activiteiten besteed aan de verwerking van terugkerende transacties. Deze transacties kunnen bestaan uit verkoop- en productieactiviteiten, inkoop- of loonprocessen. In grotere bedrijven worden sommige van deze activiteiten offshore of geautomatiseerd verzonden, maar het boekhoudkundig personeel moet dit werk nog steeds beoordelen. In kleinere bedrijven wordt dit werk soms gerepliceerd. Verkoopmedewerkers registreren bijvoorbeeld vaak verkoopinformatie met behulp van bestelformulieren en spreadsheets voor productordeningen en de accountants voeren vervolgens de informatie in het verkoopdagboek in.
Wekelijkse activiteiten
Voor transacties die niet dagelijks plaatsvinden, maar nog steeds frequent zijn, kunnen accountants wekelijks verwerken. Dit is gebruikelijk voor de beoordeling van het werk van ondergeschikten, voor transacties die in batches worden samengesteld en in één keer worden verwerkt, en voor het uitvoeren van periodieke controles dat het boekhoudsysteem naar wens functioneert. Een sleutel tot wekelijkse activiteiten is ervoor te zorgen dat ze in de werktijd worden ingepland. Wanneer werknemers dagelijkse activiteiten krijgen die hun werkdag vullen, worden niet-frequente taken vaak uitgesteld en niet voltooid.
Maandelijks Sluiten
De maandelijkse afsluitingsprocedure is het proces van het opstellen van maandelijkse financiële overzichten en het opschonen van tijdelijke accounts. Tijdens maandelijkse en vooral jaarlijkse afsluitingen werken accountants vaak lange uren om ervoor te zorgen dat de financiële gegevens juist zijn en dat fouten niet in de financiële overzichten zijn opgenomen. De werklast voor deze periode komt in golven; junior accountants zijn meestal het drukst eerst omdat ze basis financiële schema's opstellen, dan verhogen senior accountants hun werklast naarmate ze product technischer rapporteren en het werk van junior accountants beoordelen. Ten slotte beoordeelt het boekhoudbeheer het collectieve werk van de groep.
Lange termijn projecten
Het dagelijkse werk van een accountant omvat ook werkzaamheden aan langetermijnprojecten. Voor hogere accountingmedewerkers kan dit een groot deel van de werkweek zijn. Doorgaans identificeert de hoofd accounting manager, meestal de controller genoemd, verbeterpunten in het boekhoudsysteem op kwartaal- of jaarbasis. Boekhoudingsbeheerders wijzen vervolgens taken toe aan senior accountants om deze zorgen weg te nemen. Een gemeenschappelijk langetermijnproject is het beheer van niet-opgeëiste crediteuren. Wanneer cheques worden afgegeven aan leveranciers die de cheques niet verzilveren, moeten de fondsen worden geïdentificeerd en gevolgd. Als de eigenaars niet naar voren komen, worden de fondsen in veel rechtsgebieden de toekenning van de staat onder de escheat-wetten. Omdat dit een relatief vaak voorkomend verschijnsel is, kan het het best op de lange termijn of zo nodig worden beheerd.
