Het voorzitten van een bestuursvergadering is een essentieel onderdeel van de corporate governance van een organisatie. De primaire verantwoordelijkheid van de voorzitter is om een proces te begeleiden dat grondig bespreekt en beslissingen neemt over de kwesties die in zijn vergadering aan het bestuur worden voorgelegd.Een belangrijk kenmerk van een goede stoel, merkt Dalhousie University op, is iemand die neutraliteit vertoont, 'duidt op openheid voor alle ideeën en perspectieven', evenals activisme, of 'een passie voor onderzoek'.
Items die je nodig hebt
-
Vergadering agenda
-
Robert's Rules of Order
-
Notulen van de vergadering
Maak een geschreven agenda. Bestuursleden moeten van tevoren weten welke onderwerpen worden besproken en welke acties moeten worden ondernomen. Een formele schriftelijke agenda biedt hen de mogelijkheid om zich voor te bereiden. Het houdt ook de vergadering op het juiste spoor.
Houd u aan formele vergaderregels. Een goede bestuursvergadering zal leiden tot de normen van de Bijbel over de parlementaire procedure, "Robert's Rules of Order." Bijvoorbeeld, formele moties en stemmen moeten worden gebruikt om beslissingen te nemen. Formele vergaderregels helpen ook de discussie over de bestuursraad en maken duidelijke beslissingen, zegt Dalhousie University. Besturen die zich aan gevestigde regels houden, zijn over het algemeen beter voorbereid op juridisch toezicht als onderdeel van organisatorische due diligence.
Stel regels op voor de besluitvorming. Beslissingen kunnen bijvoorbeeld bij meerderheid van stemmen worden genomen. Maar ze kunnen ook unanimiteit vereisen of eenvoudigweg door algemene consensus, observeert de Dalhousie University. Van de drie basismogelijkheden is de consensusmethode de minst definitieve en meest risicovolle.
Leid de algemene dynamiek van de vergadering. Zorg ervoor dat de bestuursleden goed luisteren, dat slechts één persoon tegelijk spreekt, dat er geen side-conversaties zijn, dat elk lid wordt aangemoedigd om te spreken en dat het besluitvormingsproces, gebaseerd op de agenda van de vergadering, op schema blijft.
Wees voorbereid. Als voorzitter bent u verantwoordelijk voor de algemene toon en de daadwerkelijke resultaten van de vergadering. Bekijk de agenda van de vergadering in samenspraak met sleutelfiguren zoals de CEO of leden van het directiecomité. Identificeer de agendapunten die de meeste aandacht vereisen. Stel timingrichtlijnen in voor elk onderwerp om de vergadering op schema te houden. Neem voor belangrijke onderwerpen contact op met andere bestuursleden en beoordeel hun interesse om de leiding te nemen over een bepaald onderwerp. Dat soort leiderschap zal een levendige discussie bevorderen.
Tips
-
Zorg ervoor dat er nauwkeurige notulen van uw vergadering worden bijgehouden. Als er ooit een vraag is over wat er is gebeurd of niet is gebeurd, moet u een duidelijke schriftelijke aantekening hebben om de feitelijke beoordeling te ondersteunen.
