Een persoonlijke zakelijke brief wordt geschreven van een persoon naar een bedrijf of organisatie. Een dergelijke brief kan om een aantal redenen worden geschreven: om een probleem op te lossen zoals een fout in een factuur; om een teruggave of omruiling van een product aan te vragen; om het goede werk van een medewerker te prijzen; of om een donatie van tijd, geld, producten of diensten te vragen voor een uitkering. Wat de reden ook is, een persoonlijke zakelijke brief is geschreven op een blanco vel papier, niet op briefpapier. Beschouw het volgende de volgende keer dat u er een moet schrijven.
Pagina instellingen
Gebruik 1-inch marges aan de bovenkant, onderkant en zijkanten van uw pagina. Als uw persoonlijke zakelijke brief kort is, verhoogt u de bovenmarge tot 2 inch en de zijkanten tot 1½ inch. Gebruik een gemakkelijk leesbaar lettertype zoals Times New Roman, Arial of Cambria met een lettergrootte van 11 of 12 punten. Maak je lijnen één spatie.
Letterstijl
Als u de blokletterstijl gebruikt, beginnen alle lijnen aan de linkermarge. Voor de gewijzigde blokstijl, begint u de datum en sluit u lijnen in het midden van de pagina in plaats van de linkermarge.
Uw adres en de datum
Uw adres (ook wel het adres van de afzender genoemd) begint op de eerste regel van de pagina en alle typisch afgekorte termen zoals straat, appartement of boulevard moeten worden gepreciseerd (voor formaliteit). Vergeet niet de komma tussen de naam van uw stad en de afkorting van twee letters van uw staat. Laat geen lege ruimte tussen de laatste regel van uw adres en de datum, de dag dat de brief is voltooid of verzonden. Typ de maand, de dag en het jaar op de eerste regel en beschrijf de maand. Typ bijvoorbeeld '27 september 2008' in plaats van '27 september 2008' of '27-09-08'. Vergeet de komma tussen de datum en het jaar niet. Als u de gewijzigde blokstijl gebruikt, begint u met het typen van uw adres in het midden van de pagina in plaats van de linkermarge.
Naam ontvanger, bedrijfsnaam en adressen
Vier regels (of 1 inch) onder de datum, typ de naam van de ontvanger beginnend met "Mr." of "Ms." Gebruik zowel de voor- als achternaam, gevolgd door een komma en de titel van de ontvanger (bijv. Manager, Supervisor, Coördinator). Typ op de volgende regel de bedrijfsnaam, gevolgd door het adres van het bedrijf (ook wel het interne adres genoemd) zonder afkortingen, behalve die van de staat.
Begroeting
Eén lege regel later, typ de aanhef met dezelfde naam als gebruikt in het binnenadres, beginnend met "Beste". De aanhef in een persoonlijke zakelijke brief moet eindigen met een dubbele punt. Bijvoorbeeld: "Geachte mevrouw Lucinda Jones:"
Lichaam
In een persoonlijke zakelijke brief begint het lichaam op een lege regel na de aanhef. Single-spatie en links-links elke paragraaf in het lichaam, laat een lege regel tussen de alinea's. Beknoptheid is de sleutel: begin met een vriendelijke opening gevolgd door het doel van de brief. De tweede alinea zou het doel moeten rechtvaardigen; verstrek details zoals rekeningnummers, factuurnummers, datums van zendingen of diensten en product- of werknemersnamen om uw lezer en uw zaak te helpen. Geef alleen relevante achtergrondinformatie en ondersteunende informatie, waarbij u er rekening mee houdt dat uw lezer het druk heeft. De laatste alinea moet het doel opnieuw aangeven (uit de eerste alinea) en zo nodig een bepaald soort actie vragen.
Sluiten en bijhouden van gegevens
Het sluiten van uw persoonlijke zakelijke brief moet gemotiveerd blijven, tenzij u de gewijzigde blokstijl gebruikt, die het sluiten in het midden van de pagina vereist. Als je sluiting meer dan één woord is (bijvoorbeeld "Bedankt" of "Oprechte jouwe"), kapitaliseer dan alleen de eerste letter van het eerste woord en gebruik een komma achter het laatste woord, geen dubbele punt zoals wordt voorgesteld na de aanhef. Drie lege regels later, typ je volledige naam. U kunt uw brief afdrukken en uw naam fysiek ondertekenen tussen de naam van de sluiting en uw naam als u dat wenst. Persoonlijke zakelijke brieven zijn geregistreerde communicatie tussen u en een bedrijf. Daarom is het een goed idee om een kopie te bewaren van persoonlijke zakelijke brieven die u schrijft. Als u zich zorgen maakt over hun aankomst via e-mail, moet u ze bij het postkantoor certificeren voordat u ze verzendt, zodat u weet wanneer het bedrijf uw brieven ontvangt.
