Brieven zijn een belangrijk middel om zowel persoonlijke als zakelijke gevoelens over te brengen. Persoonlijke brieven zijn echter enorm verschillend van hun zakelijke tegenhangers. Om de juiste bedrijfsethiek te tonen tijdens uw bedrijfstransacties, moet u deze verschillen herkennen en de moeite nemen om letterstijlen niet te combineren. Dit zal u helpen om er professioneel uit te zien voor werknemers, klanten, aandeelhouders en investeerders.
Formaat
Zakelijke brieven en persoonlijke brieven zijn op een heel andere manier opgemaakt. Met enkele kleine variaties hebben zakelijke brieven meestal een marge van 1 inch. Ze hebben ook een enkele spatiëring, met dubbele tussenruimte alleen tussen alinea's en inleidende datalijnen (bijv. Datum, onderwerp). De letter wordt links gelaten zonder alinea-inspringing. Zakelijke brieven worden ook altijd getypt. Persoonlijke brieven kunnen daarentegen vrijwel elk formaat hebben. Het is aan de schrijver om te beslissen hoe hij wil dat de persoonlijke brief verschijnt. Een persoonlijke brief is van oudsher met de hand geschreven, maar met het vorderen van technologie typen veel mensen persoonlijke letters op hun computer omdat het sneller is om te typen dan handmatig te schrijven.
Inhoud
In een zakelijke brief is inhoud altijd objectief georiënteerd, dat wil zeggen, het doel van de brief is transparant. Met een persoonlijke brief kan inhoud vele verschillende onderwerpen behandelen en ligt er meer nadruk op het relateren van gebeurtenissen uit het verleden en emoties dan op het oplossen van problemen. Persoonlijke letters kunnen veel meer meanderend zijn. Persoonlijke brieven kunnen een aantal zakelijke of financiële problemen aanroeren, maar zakelijke brieven bespreken nooit persoonlijke kwesties tenzij die kwesties rechtstreeks van invloed zijn op het bedrijf.
Taal en interpunctie
Zakelijke brieven gebruiken meer formele taal dan persoonlijke brieven. Schrijvers besteden speciale aandacht aan woordkeuze omdat woordkeuze een groot verschil kan maken in juridische zaken. Aanzeggingen en afsluitingen zijn beleefd en verwijzen naar de juiste titels (bijv. Voorzitter Edwards, Miss Neman). Dubbele punten worden meer gebruikt in zakelijke brieven dan persoonlijke brieven, in het bijzonder na de aanhef en de inleidende datalijnlabels (bijvoorbeeld RE:, DATE:). Persoonlijke brieven kunnen elke taal gebruiken, inclusief slang- en niet-zakelijke afkortingen zoals ttyl (spreek je later aan) of trouwens (trouwens). Het voordeel hiervan is dat de persoonlijkheid van de schrijver echt overkomt. Zakelijke brieven verliezen vaak de echte 'stem' van de schrijver. Persoonlijke letters gebruiken standaard interpunctie-regels, maar omdat ze zo informeel zijn, negeren schrijvers vaak enkele standaard interpunctie- en standaardwaarden.
Waarom differentiëren?
De belangrijkste reden waarom mensen persoonlijke brieven van zakelijke brieven scheiden, is omdat een standaardmethode voor het schrijven van een zakelijke brief efficiëntie creëert in de bedrijfsvoering. Bijvoorbeeld, ondernemers weten dat ze snel het doel van de zakelijke brief uit de onderwerpregel kunnen achterhalen. Efficiëntie kan zich vertalen in omzet. Een andere reden voor differentiatie is dat het gebruik van een professioneel formaat aangeeft dat wat in de brief staat, van belang is. Ten derde wordt het gebruik van zakelijke letterformats verwacht door professionals. Als u zich niet houdt aan de bedrijfsindeling van uw bedrijf, komt u mogelijk minder voorbereid of onervaren over.
