Wanneer u zaken doet, verwachten de belanghebbenden, managers en klanten efficiëntie, betrouwbaarheid en veiligheid. Dit geldt met name voor financiële transacties. Interne controle zorgt ervoor dat alle zakelijke of organisatorische processen aan deze eisen voldoen. Het is echter belangrijk om eventuele zwakke punten in uw interne beheersing op te sporen. Er zijn verschillende manieren om deze tekortkomingen te herkennen en informatie is beschikbaar om u te helpen. De Securities and Exchanges Commission heeft bijvoorbeeld richtlijnen uitgegeven voor het bewaken van interne controles.
Catalogus al uw interne controleprocedures. Dit omvat het documenteren van financiële transacties, productontwerp en -testing, inkoopprocedures en interne auditing. Weet precies waar je mee te maken hebt voordat je de procedures verder inspecteert. Probeer delen van het bedrijf of de organisatie te identificeren die mogelijk meer risico lopen dan andere. Beoordeel ook het ontwerp van uw bedieningselementen. Dit omvat doorgaans documentatie, organisatie, de scheiding van taken, feedback en training.
Voer een risicobeoordeling uit voor al uw controleprocedures. Identificeer de meest waarschijnlijke storingen binnen uw bedrijf of organisatie. Een risicobeoordeling neemt meestal de vorm aan van een tabel. Elk nieuw risico wordt op een rij gezet. Om het risico te onderzoeken, voegt u een aantal kolommen toe die aangeven wat er mis zou kunnen gaan, waarom, wie verantwoordelijk is voor dat specifieke proces, wie het heeft geïnspecteerd, oplossingen en wanneer de verantwoordelijke persoon in actie kwam.
Voer een interne audit uit. Dit omvat voorraad- en activavoorraden, contante afstemming en crediteuren. Geldafstemming betekent dat de hoeveelheid liquide middelen die het bedrijf bezit correct is in vergelijking met inkomsten en uitgaven. Controle van crediteuren betekent dat gecontroleerd wordt of alle betalingen naar het juiste bedrijf of individu gaan. Deze moeten worden vergeleken met alle financiële overzichten, zowel interne (boekhoudafdeling) als externe (banken).
Leid personeel op moderne interne controleprocessen en -methoden. Interne controles, zoals vele andere aspecten van het bedrijfsleven, evolueren voortdurend. Breng uw werknemers op de hoogte van eventuele wijzigingen en houd ze goed opgeleid. Een gebrek aan kennis en training is een belangrijke reden voor fouten in de interne controle. Test de kennis van werknemers en organiseer evaluatiesessies tijdens de training van het personeel.
Houd toezicht op uw interne controlepersoneel. Risicobeoordelingen worden meestal gemaakt door degenen die de interne controle uitvoeren. Door externe inspecties te monitoren of uit te voeren, kan een derde partij mogelijke tekortkomingen identificeren die de persoon of het team in kwestie heeft gemist. Deze kunnen variëren van het proces zelf tot het toezicht op degenen die het besturen. Een extern auditbedrijf voert dergelijke inspecties meestal uit. De meeste bedrijven hebben relaties met vertrouwde externe accountants.
Onderzoek feedback van klanten en belanghebbenden. Zijn er veel klachten? Zijn er inbreuken op de interne beheersing? Als een aantal klanten bijvoorbeeld dezelfde productfout meldt, zoals een defecte knop, kunt u achterwaarts door de procedures van uw bedrijf werken om het probleem te vinden. Dit zou in het algemeen betekenen: in omgekeerde volgorde beoordelen, leveren, assembleren, produceren, testen en ontwerpen.
Kijk naar afdelingsrapporten. Zijn er delen van het bedrijf die erger zijn geworden of niet verbeteren zoals verwacht? Dergelijke problemen kunnen te wijten zijn aan andere factoren, maar kunnen ook wijzen op een of andere storing in de interne controle. Elke afdeling kan controleren en controleren wat het doet; maar afdelingsverslagen moeten worden samengevoegd om het bedrijf als geheel te weerspiegelen. Onderzoek of elke afdeling een sterk genoeg mechanisme heeft voor haar personeel om tekortkomingen in de controle te melden.
