Bij het uitvoeren van een stille veiling is organisatie de sleutel. Begin met het plannen van minimaal een paar maanden - bij voorkeur drie maanden - van tevoren om donaties te werven en het evenement effectief te promoten. Door de donaties en alle ondersteunende documentatie op orde te houden terwijl u ze verzamelt, wordt het instellen van de stille veiling eenvoudiger.
Vooruit plannen
Een succesvolle stille veiling heeft twee dingen nodig: veel ** veilingsitems in verschillende prijscategorieën en een gastenlijst vol mensen die willen afscheid nemen van hun geld **. Om de juiste items te vinden, betrek je commissie bij het aanvragen van donaties. Veel bedrijven, zoals spa's, juweliers en sportwinkels, doneren goederen of diensten in ruil voor een donatie, en mensen stemmen er vaak mee in om artikelen aan te bieden, zoals een week op een vakantiepark of een dag op het meer op een jacht. Vraag je commissieleden om zoveel mogelijk mensen in hun netwerk uit te nodigen. ** Door die persoonlijke verbinding te gebruiken, zullen mensen meer geneigd zijn om deel te nemen en royaal te bieden **. Maak een marketingplan om het evenement voor de gemeenschap te promoten, maar ook via sociale media, kranten en lokale professionele groepen. Zorg ervoor dat ze weten wat het belang is van de zaak van uw organisatie, zodat gasten arriveren bereid hun hart en portemonnee te openen.
De veiling opzetten
Maak vóór de veiling gemakkelijk te begrijpen biedingsbonnen voor elk artikel. Maak een lijst van de artikelbeschrijving, de geschatte waarde en de donor bovenaan elk blad. Gebruik de rest van het blad voor lijnen die gasten moeten invullen, inclusief hun namen en biedingsbedragen. Als u een minimumbod heeft - meestal 50 procent van de geschatte waarde - of minimale verhoging - het aantal gasten dat de biedingen elke keer moet verhogen - neemt u dat op het blad op. Zet tafels ver genoeg uit elkaar zodat gasten gemakkelijk tussen hen kunnen lopen; 6 voet tussen de tafels is meestal voldoende. Rangschik de items op een aantrekkelijke manier door items weer te geven zodat ze van bovenaf goed zichtbaar zijn. Sommige planners geven er de voorkeur aan om een tafel te hebben voor de best geprijsde items. Kleine artikelen, zoals een badgelselectie, ontvangen waarschijnlijk geen hoge biedingen, dus groepeer ze zoveel mogelijk samen om een groter item te maken. U kunt bijvoorbeeld badgel groeperen met een spa-cadeaubon, een zachte badjas en zachte pantoffels voor een verwenmand.
Raising opwekken
Als onderdeel van uw marketingproces ** presenteer u foto's en beschrijvingen van de meest opwindende items om te stimuleren dat bieders deelnemen **. Dit kunnen vakantiepakketten, moeilijk te verkrijgen sportkaartjes of artwork in beperkte oplage zijn. Plan tijdens het evenement ** om de veilingen in etappes ** te sluiten, te beginnen met de goedkoopste items. Laat vrijwilligers waarschuwingen geven naarmate de tijdslimieten dichterbij komen, zodat bieders zich kunnen haasten om hun winnende biedingen binnen te halen. Door de veilingen in groepen te sluiten, blijven de duurste items over als de laatste beschikbare items. De bieders worden niet afgeleid door andere items waarop ze bieden, waardoor ze hun inspanningen kunnen richten op de items die uw organisatie het meeste geld opleveren.
Het afsluiten
Door het voor mensen gemakkelijk te maken om uit te checken, bent u er goed van om de avond op een goede manier af te sluiten, hopelijk meer goodwill te verzamelen voor uw organisatie. ** Heb verschillende check-out stations **, allemaal uitgerust om contant geld, cheques en creditcards te nemen. Door de biedbladen naar de kassa's te brengen om ze te sorteren, zijn ze meteen beschikbaar als een bieder te vroeg moet vertrekken. Sorteer de biedbladen per winnaar alfabetisch vóór het einde van de nacht, of bel bieders op naam om ze uit te zoeken zonder een regel. Het verzenden van bedankbriefjes naar de donateurs en gasten onmiddellijk na het evenement. Controleer de letters dubbel om ervoor te zorgen dat u ze bedankt voor de juiste items die zijn gegeven of gekocht. Voeg indien van toepassing ook brieven met belastingaangiften toe.
