Sponsors zijn filantropische personen die graag anderen helpen. Door uw dankbaarheid te uiten in een geschreven brief aan de individuen of groepen die hebben bijgedragen aan uw zaak, zullen zij weten dat hun steun werd gewaardeerd. Vermijd overdreven bloemig of guttig sentiment. Houd de brief direct, duidelijk en eenvoudig.
Kies het Business Letter-formaat
Schrijf de brief op uw eigen briefhoofd of die van de groep die u vertegenwoordigt, die het sponsorschap heeft ontvangen. Open uw brief door deze bij naam aan te geven aan de persoon. Als het naar een organisatie gaat, schrijf dan naar de hoofdvertegenwoordiger, zoals "President Jones" of "Mrs Emma Whitaker, CEO", dan CC - carbon copy - de raad van bestuur met een extra exemplaar. Een groet als "Geachte mevrouw Whitaker en leden van de raad" is gepast.
Express uw dankbaarheid
Schrijf oprechte woorden die uw dankbaarheid uitdrukken. Geef direct aan dat u echt dankbaar bent voor de specifieke ondersteuning die het bedrijf heeft geboden en voeg vervolgens de naam van uw project of evenement toe. Veel grote filantropische groepen kunnen bijdragen aan duizenden mensen, dus vermelden wat het was waaraan de persoon of groep heeft bijgedragen. Een voorbeeld zou zijn: "Onze damesjachtraces voegen zich bij me om jullie allemaal te bedanken voor de sponsorbijdrage van $ 50.000 voor onze intrede in de Vic Maui-race." Als items zijn bijgedragen, dank je voor details, zoals uitrusting, gereedschap, benodigdheden, spullen of accommodaties.
Wees specifiek over het geld
Voeg details toe over de ervaring en een notitie over waar het geld naartoe ging. Bijvoorbeeld: "Uw sponsorfinanciering ging naar een volledige set nieuwe zeilen voor het jacht en nieuwe navigatieapparatuur. De race verliep in de afgelopen twee uur met slechts een kleine fout. We hebben echter als eerste in onze divisie plaatsgenomen. Zonder uw hulp zou de race helemaal niet hebben kunnen bestaan. "De blinde vrouwen die bemanningsleden waren, zullen de boodschap dragen van onafhankelijk te worden naar hun verschillende gemeenschappen, naar inspirerende jonge vrouwelijke atleten."
Denk vooruit naar frisse doelen
Voeg een of twee zinnen toe die uw volgende project en doelen aangeven. Het vermelden van een toekomstig evenement zal helpen de weg te bereiden voor de hoop op toekomstige financiering. Als je goed hebt bereikt of erin geslaagd bent om je doel te bereiken, staat de sponsor hoogstwaarschijnlijk open voor toekomstige ondersteuning.
Met vriendelijke groet, sluit de brief
Sluit de brief met een 'Zeer oprechte' of 'Met oprechte dankbaarheid' en onderteken deze. Voeg de namen van teamleden toe als de groep klein is, maar anders is de jouwe voldoende. Voeg contactgegevens en een websitekoppeling toe aan het einde van de brief. Houd de hele brief bij op één pagina, met uw authentieke "stem" - taal waar u zich comfortabel bij voelt - in combinatie met een professionele aanpak. Personaliseer de handtekening met de hand door hem te ondertekenen in plaats van te typen, zelfs als de rest van de letter is getypt.
Sluit een Memento
Het is een goede gewoonte om waar mogelijk een aandenken toe te voegen. Als u bijvoorbeeld bent gesponsord om een boek te schrijven, stuurt u een ondertekend exemplaar met de brief. Als je uniformen of uitrusting hebt gekregen, stuur dan een teamfoto met deze. In het geval van het damesteam is een foto van de bemanning op het schip aangewezen. Framing is optioneel. Stuur een dvd als je een film hebt gemaakt of als iemand je evenement heeft gefilmd. Het zien van beelden van een klim naar de Mount Everest voordat de wereld het ziet, kan spannend zijn voor sponsors.
