De digitale wereld heeft van communicatie aantoonbaar de belangrijkste vaardigheden gemaakt voor zowel individuen als bedrijven. Wanneer communicatie binnen een bedrijf uit elkaar valt, is dit vaak een voorspeller van wanneer andere werkplekdynamiek die neerwaartse spiraal zal volgen. Om de communicatie onder de knie te krijgen, moet men de fundamentele verschillen tussen formele en informele communicatie begrijpen en wanneer deze het best worden toegepast. Wanneer communicatie vloeiend en open is, leidt dit vaak tot verhoogde efficiëntie, betere relaties en een groter moreel.
Wat is bedrijfscommunicatie?
Voordat we ingaan op de fijne kneepjes van formele en informele communicatiemethoden, is het goed om een basiskennis te hebben van wat corporate communicatie inhoudt.
Bedrijfscommunicatie kan zowel intern als extern zijn. Soms kan het gaan om het opleiden van medewerkers over het imago van het merk en hoe ze het merk kunnen behouden en projecteren via al hun inspanningen. Communicatie wordt gebruikt om relaties met belanghebbenden op te bouwen. Door berichten wordt schade onder controle gehouden of verergerd als de dingen zijwaarts gaan. Communicatie definieert marketing, public relations en externe merkbekendheid. Het is in berichten en communicatie dat bedrijven kaders creëren waar ze naar toe gaan en welke projecten er aan de gang zijn.
Kortom, zakelijke communicatie zit achter vrijwel elk aspect van de moderne business. Uitblinken in communicatie is een belangrijke manier waarop zowel werknemers als management hun carrière naar een hoger plan kunnen tillen.
Wat zijn formele en informele communicatiemethoden?
Elke manier om iets bekend te maken is een communicatiemethode en de variëteit is enorm. Sommige omvatten:
- Praten rond de waterkoeler.
- Het verzenden van een bedrijfsbrede e-mail van persoon tot persoon.
- Posten op bedrijfsfora.
- Delen in een zakelijke nieuwsbrief.
- Een pamflet op het prikbord van de lunchroom zetten.
- Peer-to-peer chatberichten.
- Groeps- of teamgesprekken in een bedrijf Slack-groep of Basecamp-bestuur.
- Een corporate rondetafelgesprek aanpakken.
- Een toespraak houden tijdens een bedrijfs-picknick.
- Elke vorm van sms, sociale media en zelfs video's.
- Uitbrengen van een rapport van belanghebbenden.
Geen van deze methoden werkt niet voor communicatie. Ze krijgen allemaal het woord. De vraag is, zijn ze een geschikte methode voor dat bericht? Nog belangrijker, zijn ze ongepast?
In sommige regio's kan sms'en na uren tegen de wet zijn of een overtreding van de contractuele voorwaarden van een werknemer. Vriendschappen sluiten op Facebook kan ongepast zijn voor een supervisor of manager, omdat dit kan leiden tot ongebreidelde informaliteit zonder werkuren. Van regio tot regio en van bedrijf tot bedrijf presenteert de huidige communicatie van vandaag een verscheidenheid aan dilemma's en overwegingen die zowel door managers als door medewerkers moeten worden erkend en begrepen.
Voorbeelden van informele communicatiemethoden
Informele communicatie is elke communicatiemethode die niet past in de bedrijfsketen of zich houdt aan de gevestigde best practices binnen het bedrijf. Het kan roddels, geruchten, casual chatter, pauzes in de pauzetijd en nog veel meer omvatten. Het gebeurt in e-mails, via sms-berichten, in groepsuitwisselingstoepassingen, handgeschreven notities, Post-its aangebracht op rapporten, op telefoontjes en zelfs in teamblogs. Vaak wordt het beschouwd als peer-to-peer, wat betekent dat het zelden voorkomt bij personen op verschillende niveaus van autoriteit.
Over het algemeen kan het onstuimig, ongepland, terloops en ongeverifieerd zijn. Het is meestal niet bedoeld als een laatste zege en er wordt vaak verwacht dat het off-the-record is.
Misschien zegt een medewerker nonchalant: "Ik zag de verkooprapporten en ik denk dat het slechte dingen betekent voor onze werkzekerheid." Dit is informele communicatie die op geen enkele manier de bedrijfsresultaten vertegenwoordigt. De omzet kan om een aantal redenen afnemen, van een grote klant die een faillissement claimt, tot productontwikkeling die oproept voor een nieuwe lancering waardoor oud product overbodig zou kunnen worden. Voor iedereen die zo'n oppervlakkige opmerking maakt als het evangelie gevaarlijk kan zijn voor het moreel van het team. Het is belangrijk dat medewerkers toevallige observaties begrijpen omdat 'informele communicatie' van één persoon het team kan beschadigen.
Stel dat een andere medewerker een bedrijfsbrede tekst stuurt waarin iedereen wordt uitgenodigd voor een drankje na het eten in Wanda's Watering Hole, waar happy hour-drankjes de goedkoopste zijn ooit. Dit kan zijn gebeurd op een bedrijfsaccount en het kan werknemers betreffen, maar het is een informele en niet-officiële kantoorbijeenkomst. En dit zijn geweldige teambuilders en moeten worden aangemoedigd, maar het bedrijf moet beleid hebben over hoe dergelijke evenementen worden georganiseerd, bijvoorbeeld niet via zakelijke e-mailaccounts.
Informele communicatie kan ook elke vorm van fotograferen in de bries zijn. Het zijn werknemers die praten over hun weekend of het nieuws verspreiden dat Joyce haar baby had. Voetbalbaden, kletsen over het weer, gekwetst over parkeren of zich hardop afvragen over de productreleases van het nieuwe kwartaal - dit zijn allemaal informeel.
Wanneer communicatie op de werkplek informeel is, is er vaak geen noodzaak om de privacy te handhaven, noch een verwachting van privacy.
Voorbeelden van formele communicatiemethoden
Bij formeel communiceren op de werkplek is er over het algemeen een gerichte afweging. Het is top-down, bottom-up, lateraal of horizontaal. Het gaat om afdelingen en gevestigde praktijken. Formele communicatie is meestal van tevoren bedacht - het is een boodschap die is uitgedacht en gepland en die vervolgens wordt verspreid voor bepaalde werknemers, specifieke afdelingen of zelfs het bedrijf of zijn belanghebbenden als geheel.
Het kan ook voorkomen in e-mails of via telefoongesprekken. Maar de belangrijkste criteria voor formele communicatie zijn dat het wordt beschouwd als "via de juiste kanalen" communicatie.
Een voorbeeld kan zijn wanneer het bedrijf koper een e-mail stuurt met een bijlage die formeel is geschreven, en uitlegt waarom overwerk niet kan worden gefactureerd en niet voor een bepaalde duur zal worden gecompenseerd. In een dergelijke brief zal het management, de boekhouding en mogelijk zelfs de juridische afdeling zijn betrokken, zodat het bedrijf wordt beschermd tegen iedereen die de brief verkeerd heeft begrepen en pogingen doet om niet-goedgekeurde overuren in rekening te brengen. Het zal waarschijnlijk een "leesbevestiging" in een e-mail bevatten als bewijs dat elke ontvanger dit communiqué heeft geopend en gelezen.
Een aandelenverslag voor belanghebbenden is een formele mededeling. Een medewerkerbeoordeling met een manager kan als een formele communicatie worden beschouwd wanneer er een schriftelijk rapport bij betrokken is. Een video die door het management is gemaakt om een project uit te leggen en toegankelijk via de bedrijfswolk is formeel, terwijl een videochat informeel is. Een zakelijke blogpost is een formele manier om nieuws over nieuwe producten of diensten te krijgen, niet alleen voor het team van een bedrijf, maar ook voor zowel hun bestaande als potentiële klanten. Wanneer slecht nieuws uitkomt over een project en de public relations-afdeling vuurt, is dat externe formele communicatie.
Al deze communicatiemethoden hebben een groot gemeenschappelijk iets - geen van hen is spontaan. Ze bevatten allemaal goede grammatica, beknopte taal, vakjargon, zakelijke termen en waarschijnlijk zelfs bedrijfsbranding.
Waarom u formele en informele communicatiemethoden nodig hebt
Communicatie heeft zoveel invloed op wat er in ons leven gebeurt. Het maakt angsten los; het inspireert en onderwijst. Het bouwt relaties op en kan ze uit elkaar halen.
Bedrijven die geen goede communicatie hebben, hebben vaak een groot aantal problemen. Het kan werknemers verwarren over welke acties moeten worden ondernomen of hoe ze zich moeten gedragen. Clashes kunnen tussen afdelingen optreden. Fouten gebeuren. Tempers kunnen opvlammen. De resultaten kunnen van alles zijn, van inefficiënties tot juridische problemen.
Met goede communicatie - zowel informeel als formeel - is de bedrijfscultuur doorgaans sterker, gezonder en productiever. Wanneer medewerkers het gevoel hebben dat ze de middelen hebben om met elkaar en met het management te communiceren, hebben ze vaak een beter begrip van hun rollen en hun doelen.
Wanneer het management over een breed scala aan mogelijkheden beschikt om met medewerkers te communiceren, zorgt het voor betere relaties, een grotere loyaliteit en kan het over het algemeen leiden tot een hogere productiviteit.
Als communicatie alleen informeel of formeel gebeurt, ontstaan er conflicten.
Voorbeelden van gemengde of verkeerd beheerde communicatie
Misschien mengt het management zich nooit met hun team. Misschien heeft Peter, het hoofd van de verkoop, geen idee dat John de laatste tijd regelmatig ziek is, dankzij het dappere gezicht van John. Als gevolg hiervan realiseert Peter zich niet dat het team gestresst is omdat John zo veel worstelt. Wanneer John Peter informeert dat hij kanker heeft gehad, is dat een schok, omdat Peter het nooit leuk vindt om in de waterkoeler te kletsen en informele e-mail-salvo's schuwt. Omdat Peter op informeel niveau zo ver weg is, wantrouwt zijn verkoopafdeling hem, en ze zijn bang voor wat John's diagnose van kanker betekent voor John's baanzekerheid en hun dreigende werklast.
Goede managers begrijpen dat informele communicatie relaties sterker maakt, niet alleen aan het eind, maar als een moreel bouwsteen voor het hele bedrijf, van de receptioniste tot debiteuren.
Maar als een keerzijde, als communicatie alleen maar informeel is, laat dit medewerkers in de war en gefrustreerd raken. Als elk bedrijfsbeleid alleen wordt uitgegeven door spontane, reactionaire e-mailontploffingen en nooit formeel als goed doordachte missive wordt uitgegeven, kan het aanvoelen alsof de doelpalen constant in beweging zijn. Is dit echt beleid, of gewoon een stemming waarin het management zich bevindt?
Misschien ontploft het hoofd van productontwikkeling in mei het bedrijf met een terloops geschreven e-mail die zegt: "Het team heeft hard gewerkt aan een nieuwe interface die onze boekhoudsoftware gebruiksvriendelijker voor klanten maakt. Niet zeker van een naam of release datum, maar het is zeker in de maak."
In juli komt een e-mail uit met de tekst: "We zijn terug op de tekentafel op interfaces. Het doel is meer functionaliteit die resulteert in minder klantenservice-oproepen."
Toch is er geen formeel communiqué geweest over alles wat te maken heeft met herontwerpen van de interface. Wat moeten werknemers zeggen of doen over interfaceproblemen als klanten hierom vragen? In dit geval is het absoluut noodzakelijk dat het bedrijf het samenbrengt en een formele communicatie uitbrengt waarin precies wordt aangegeven waar het ontwikkelteam naar toe werkt, omdat dat essentiële informatie is voor elk niveau van het bedrijf, van budgettering tot marketing en afdelingen die vervolgens een plan kunnen ontwikkelen van actie op aankomende interfaces.
Medewerkers formele en informele communicatiemethoden leren
Als het gaat om communicatie, staat er meer op het spel dan ooit. Beleidsmaatregelen zijn van cruciaal belang in bedrijfsomgevingen en bij het opstellen daarvan is dat formeel. Schriftelijke richtlijnen zijn vereist, met indien nodig verduidelijkingen. Misschien kan er verduidelijking plaatsvinden door personeel in een vergadering aan te spreken of een Slack-kanaal ter discussie te stellen, maar het is belangrijk dat er geen onduidelijkheden zijn.
Nodig werknemers uit om deel te nemen en stel vragen als ze ergens niet zeker van zijn. Laat hen weten dat het goed is om een e-mail of andere schriftelijke communicatie te sturen als ze een papieren spoor willen op de antwoorden. Een dergelijk papieren spoor beschermt het bedrijf ook.
Beleid moet aangeven waar het bedrijf staat op dingen als roddel - dat het schadelijk en onproductief kan zijn, dat alle werknemers zowel respect als privacy verdienen op zaken, zowel op het werk als daarbuiten. Beleid moet ook verduidelijken dat terwijl mensen vrij zijn om sociale media als privé-personen te gebruiken, ze geen werkproduct mogen delen of over bedrijfsaangelegenheden op hun sociale kanalen moeten spreken.
Richtlijnen kunnen ook verduidelijken of het ok is om informeel e-mail te gebruiken in werk of dat dergelijke communiqués beperkt moeten blijven tot berichten-apps en dergelijke. Ze moeten bepalen of er regels zijn voor sms'en of e-mailen buiten openingstijden en of van werknemers wordt verwacht dat ze deze buiten de site volgen.
Dit is ook waar het beleid met betrekking tot flirt en intimidatie moet worden herhaald, aangezien dit altijd informele communicaties zijn die vaak met bedrijfsregels pronken.
Uiteindelijk is een geschreven handboek over communicatie binnen het bedrijf de beste manier om de bedrijfscommunicatiecultuur tot stand te brengen. Onthoud dat informele communicatie een waardevol onderdeel is van het moreel bouwen op elke werkplek en dat het soms mag bloeien. Natuurlijk kan het uit de hand lopen als het non-stop is, dus het bedrijf moet richtlijnen hebben over wanneer het geschikt is en wat geschikt is om informeel te bespreken. Seksuele veroveringen, nee, maar een geweldig weekend weg in een hut, dat is prima.
Uiteindelijk, door een positieve, open en communicatieve werkomgeving te creëren, zult u merken dat uw bedrijf een minder stressvolle, productievere omgeving heeft, met werknemers die zich loyaler en gewaardeerd voelen op de werkplek.
