Een nieuwe medewerkersmemo dient om medewerkers in uw organisatie op de hoogte te stellen van een nieuwkomer. Stuur een dergelijke memo enkele dagen voor de aankomst van de nieuwe medewerker en bied voldoende informatie om het personeel voor te bereiden om de nieuwe persoon te verwelkomen en zijn vlotte integratie in het bedrijf te ondersteunen. De notitie kan worden verzonden via e-mail of als een papieren versie.
Beantwoord de notitie aan alle personeelsleden in uw organisatie. Zelfs personeel dat niet direct met de persoon zal werken, moet over de nieuwe aanwerving worden verteld.
Introduceer de medewerker op naam en vermeld zijn startdatum. Neem wat achtergrondinformatie op, zoals waar de persoon eerder werkte en in welke hoedanigheid. Als de persoon een geografische stap zet om de klus te klaren, kan het nuttig zijn om dit ook te noteren.
Beschrijf de functie en verantwoordelijkheden die deze persoon zal aannemen. Als de persoon iemand die is weggegaan vervangt, geeft u de positie aan die wordt ingevuld. Als het een nieuwe positie betreft, geef dan in het kort uitleg over de redenering en / of het proces dat de positie heeft gecreëerd.Neem de contactinformatie van de persoon op, zoals een telefoonextensie en een e-mailadres.
Noem de persoon die assistentie verleent bij de oriëntatie van de nieuwe medewerker. Afhankelijk van de organisatie kan deze rol mentor of buddy worden genoemd. Stimuleer personeel om iemand te helpen bij het leren kennen van procedures, faciliteiten en apparatuur.
Nodig personeelsleden uit om een formele welkomstvergadering bij te wonen voor de nieuwe medewerker als die gepland is. U kunt werknemers ook aanmoedigen om zichzelf voor te stellen kort nadat de persoon op het werk is gearriveerd.
