Vergaderingen kunnen het meest productieve deel van uw dag zijn, of een volledige verspilling van tijd. Het hangt allemaal af van de structuur van de vergadering en van de bekwaamheid van de leider die de vergadering leidt. Als het uw taak is om een vergadering te organiseren, is een van uw belangrijkste doelen het maken van de agenda. Een goede etikettering van de agendapunten voor de vergadering is essentieel, omdat deze agendapunten de toon zetten voor de vergadering en ervoor zorgen dat de discussie niet van de baan raakt.
Label een agendapunt als 'informatief' als het bedoeld is om een achtergrond te bieden voor de andere aanwezigen op de vergadering. Een lid van het projectteam moet bijvoorbeeld mogelijk de reikwijdte van de voorgestelde softwarewijzigingen uitleggen tijdens een eerste startvergadering. Dit type vergaderagenda-item is informatief. De aanwezigen hoeven het niet eens te zijn of het oneens te zijn over dit item; ze moeten gewoon de informatie absorberen.
Maak agenda's voor adviesvergaderingen voor items die moeten worden besproken maar die naar verwachting niet zullen worden opgelost tijdens de vergadering. Adviserende agendapunten geven de deelnemers een kans om hun zorgen te delen en hun mening te geven over de items die worden besproken. Een vergadering over een voorgestelde computerhardware-upgrade kan bijvoorbeeld verschillende agendapunten voor advies bevatten, waaronder een bespreking van de hardware-oplossingen die worden overwogen. De projectleider kan een kort overzicht geven van elke voorgestelde oplossing, gevolgd door een algemene discussie door de overblijvende deelnemers aan de vergadering.
Label een agendapunt van de vergadering als "probleemoplossing" als het doel is om daadwerkelijk tot een oplossing te komen tijdens de vergadering. Dit label is gebaseerd op het doel voor de specifieke vergadering die u plant. Een agendapunt kan in één vergadering als adviserend worden bestempeld en probleemoplossend bij de volgende terwijl het project van begin tot resolutie wordt verplaatst. Het adviesagenda over hardware-keuzes kan bijvoorbeeld tijdens de volgende vergadering problemen oplossen, waarbij de deelnemers wordt gevraagd om daadwerkelijk een hardware-oplossing te kiezen.
Maak een agendapunt van de vergadering met het label "verzoek om hulp" als het doel ervan is om de andere deelnemers aan de vergadering om hulp te vragen. Deze items kunnen dienen als follow-up voor de volgende vergadering, waarbij elk lid van het projectteam een update geeft en de rest van het team informatie geeft over de status van het project.
