In "Keeping the Books: basisgegevens bijhouden en boekhouden voor de succesvolle kleine onderneming, zevende editie" definieert Linda Pinson crediteuren als schulden die een bedrijf aan crediteuren verschuldigd is voor gekochte goederen of verleende diensten Bedrijven wijzen de verantwoordelijkheden toe voor het betalen van betalingen aan leden van zijn boekhoudteam of een toegewijd crediteurenteam Een speciaal crediteuren-team maakt gebruik van standaardverzamelingen van verwerkingsprocedures.Deze procedures minimaliseren overheadkosten terwijl leveranciersrelaties gemaximaliseerd worden.
Betekenis
Fraude, verduistering en verwerkingsfouten kunnen een bedrijf verwoesten. Het is van cruciaal belang om controleprocedures te implementeren om dergelijk risico te beperken. Enkele algemene en effectieve controles omvatten: scheiding van taken om het risico van verduistering te verzachten; formele inkoopfuncties en richtlijnen om het risico van verduistering, frauduleuze facturen en fouten te beperken; drempelwaarden voor bedragen van tweede betekenaar dollar om het risico van verduistering en fouten te verkleinen; en systematische validatie van factuurnummers om het risico op dubbele betalingsfouten te verkleinen.
leveranciers
Schuldeisers worden als leveranciers aan de database van het bedrijf toegevoegd. Deze taak wordt over het algemeen toegewezen aan een crediteur die een rekening betaalt of een financieel medewerker die niet in staat is om betalingen te genereren.
Om ervoor te zorgen dat betalingen tijdig worden gegenereerd, worden leveranciers aangemoedigd om met het crediteuren-team samen te werken om factureringsproblemen op te lossen. Contact opnemen met inkoopagenten of de afdeling bestellen zal vertragingen toevoegen aan het lokaliseren of oplossen van niet-betaalde of gedeeltelijk betaalde facturen.
Functie
Leveranciers worden geïnstrueerd om facturen rechtstreeks naar de crediteurenafdeling te sturen. De factuur heeft een tijdstempel en de verwerkingsklok begint. Als een inkooporder is gegenereerd om goederen of services aan te schaffen, wordt de factuur gekoppeld aan de bestelling en het ontvangstbewijs. Mary S. Schaeffer bespreekt dit "three way match" -proces in het boek "crediteuren: een handleiding voor het runnen van een efficiënte afdeling".
Als de aankoop zonder een bestelling is gedaan, moet deze voldoen aan de richtlijnen van het bedrijf. Als aan de richtlijnen wordt voldaan, wordt de factuur doorgestuurd naar de afdeling die de bestelling goedkeurt en codeert.
Uitbetalingsprocedures
De crediteurenadministrateur is bevoegd om betalingen te genereren. De analist werkt ijverig om facturen tijdig te verwerken om ervoor te zorgen dat ze onmiddellijk worden betaald en waar mogelijk kortingen worden gegeven. Beide doelstellingen resulteren in mogelijkheden om overheadkosten te beheersen. Dit is vooral belangrijk wanneer overheidsinstellingen worden gestraft voor uitgestelde betalingen.
Elektronische betalingen zijn een andere kostenbesparende tool. Dit verlaagt de kosten van papieren cheques en minimaliseert fraude of verduistering van cheques. Als het nodig is om een gedeeltelijke betaling of weigering uit te betalen, worden de crediteurenanalysedocumenten verstrekt en worden de omstandigheden toegelicht.
Interne audit
De crediteurenadministrateur zorgt ervoor dat betalingen volgens het bedrijfsbeleid worden uitbetaald. Het interne auditteam van het bedrijf zal de resultaten van het werk van de analist selectief beoordelen door de documentatie voor een selecte groep facturen aan te vragen. De auditor herziet de documentatie om ervoor te zorgen dat controleprocedures aanwezig waren en correct werden opgevolgd. Onvoldoende controleprocedures leiden tot onverwachte verliezen. Extra tijd en kosten zijn vereist om dergelijke verliezen te recupereren.
