Bij het schrijven van een zakelijke brief kan het gebruik van een "Attention" -regel helpen uw correspondentie naar de juiste ontvanger te leiden. Het gebruik van een "Attention" -regel is geschikt als u een brief naar een hele afdeling stuurt of als u de titel hebt, maar niet de naam van de persoon die de brief moet ontvangen. Als u de naam van een specifiek persoon hebt, hoeft u geen "Attention" -regel te gebruiken.
Een "aandachtslijn" gebruiken binnen een zakelijke brief
Begin uw zakelijke brief door uw eigen adres in te voeren. Sla een regel over en typ de datum. Sla een andere regel over.
Typ het algemene adres van het bedrijf waarnaar u de brief verzendt. Dit staat bekend als het binnenadres.
Sla een regel over en typ de regel "Opgelet". U mag alle hoofdletters of een combinatie van hoofdletters en kleine letters gebruiken. Het verdient de voorkeur om "Attention" uit te schrijven in plaats van het af te korten als "ATTN" of "Attn." Volg dit met de titel van de afdeling waarmee u contact wilt opnemen. Als u contact opneemt met een bepaalde persoon, is het niet nodig om een "Attention" -regel te gebruiken. Gebruik in plaats daarvan de naam van die persoon als de eerste regel van het interne adres. Er zijn verschillende meningen over het gebruik van een dubbele punt na 'Attention', maar in hun boek 'Essentials of Business Communication', zeggen auteurs Mary Ellen Guffey en Richard Almonte dat de dubbele punt optioneel is.
Hier zijn twee voorbeelden van hoe een "Attention" -regel eruit zou kunnen zien:
OPGELET MANAGER VOOR MENSELIJKE HULPBRONNEN
of
Let op: Human Resources Manager
Sla een regel over en typ de aanhef, gevolgd door de hoofdtekst.
Een "Attention" -lijn gebruiken op een postetiket of -velop
Typ of noteer eerst de regel "Opgelet". Hoewel dit verschilt van het formaat voor het interne adres van een zakelijke brief, is dit het formaat dat de voorkeur heeft van de U.S. Postal Service.
Volg dit met het volledige adres van het bedrijf waarnaar u de correspondentie stuurt. Zorg ervoor dat u suite- of etage-nummers vermeldt, als u ze kent, evenals het adres, de stad, de staat en de postcode.
Controleer het adres op nauwkeurigheid voordat u de brief verzendt.
Tips
-
Sommige stylisten geloven dat een 'Attention'-regel in een zakelijke brief nooit nodig is. Gebruik het in het algemeen alleen als u denkt dat uw correspondentie problemen heeft met het vinden van de beoogde ontvanger.
