Een vooraf goedgekeurd betalingsplan, ook wel bekend als een PAPP, biedt gemak aan uw klanten evenals aan uw factureringsafdeling. Door uw bedrijf toe te staan een bepaald bedrag aan geld van een betaal- of spaarrekening over te dragen op een vooraf bepaalde datum, hoeven uw klanten niet te maken te krijgen met het gedoe van periodieke betalingen. Op dezelfde manier bevrijdt de overeenkomst uw factuurafdeling van het uitgeven van facturen en sommige betalingsverwerking. Omdat u schriftelijke toestemming nodig hebt om toegang te krijgen tot een account dat door een andere klant wordt gehouden, moet u de toegang tot het account schriftelijk beveiligen met behulp van een PAPP-formulier.
Verzamel elementaire klantinformatie. Formatteer secties op het formulier voor klanten om hun naam, bedrijfstelefoonnummer en factuuradres op het PAPP-formulier in te voeren. Voeg een veld toe voor alle stukjes klantinformatie die uw facturatieafdeling onderhoudt voor elke klant.
Verzamel informatie op de betaalrekening waarvan de klant de betaling autoriseert. Verzamel de naam en het adres van de thuisbank, het routeringsnummer - het eerste negencijferige nummer in de linkerbenedenhoek van een cheque - en het bankrekeningnummer - de reeks getallen die het routingnummer volgen. Banken bedenken hun eigen accountnummeringsystemen, dus ze kunnen van elke lengte zijn.
Verzamel een ongeldige cheque van de klant om de bankrekeninggegevens te bevestigen.
Geef een schriftelijke verklaring op waarin uw bedrijf wordt gemachtigd om indien nodig geld op te nemen van het opgegeven account. Als de factuurdatum en het gefactureerde bedrag constant blijven, laat u de spaties voor de klant of het facturatieagentschap achter. Een voorbeeldverklaring zou luiden: "Hierbij machtig ik (bedrijfsnaam) om mijn account te debiteren voor $ ** _ op de** _ van elke maand. Ik verklaar dat ik de bevoegdheid heb om de bedragen van de hierboven vermelde rekening te autoriseren en akkoord te gaan met de bepalingen en voorwaarden van deze overeenkomst."
Geef klanten de mogelijkheid om de verklaring te ondertekenen en te daten om uw account te autoriseren.
Voeg eventuele voorwaarden en bepalingen toe die u mogelijk nodig hebt in het gedeelte 'Algemene voorwaarden'. Deze items kunnen bepalingen bevatten die van de klant eisen dat hij / zij de verantwoordelijkheid op zich neemt voor teruggestuurde of geweigerde vergoedingen en een wijziging van uw accountgegevens een week voor de factuurdatum meedelen, evenals een overzicht van de bepalingen voor uw bedrijf of de klant om de overeenkomst te annuleren met schriftelijke kennisgeving.
Waarschuwing
Hoewel u de originele kopie van de PAPP-overeenkomst moet behouden, moet deze op een veilige locatie worden bewaard om de financiële informatie van uw klanten te beschermen tegen personen zonder toestemming om deze te gebruiken.
