Zakelijke brieven hebben verschillende afzonderlijke elementen, waaronder het adres van de afzender, de datum, het adres van de ontvanger, de aanhef, het lichaam en het sluiten. Houd bij het schrijven van een zakelijke brief de juiste opmaakregels bij om ervoor te zorgen dat uw boodschap duidelijk en professioneel wordt overgebracht.
Adres afzender
Het adres van de afzender moet in de rechterbovenhoek van de brief worden vermeld. Neem het volledige adres op, maar niet de naam of titel van de afzender.
Datum
Noteer op de regel onder het adres de datum waarop de brief is voltooid, inclusief maand, dag en jaar. De datum moet links uitgelijnd of gecentreerd op de pagina worden geplaatst.
Adres van ontvanger
Op de regel onder de datum drukt u het volledige adres van de ontvanger af met naam en titel, links uitgelijnd op de pagina.
Begroeting
Richt de ontvanger op zijn of haar formele titel, gevolgd door een dubbele punt ("Geachte heer Smith:"). Als u de ontvanger op persoonlijke titel kent, mag u zijn of haar voornaam gebruiken. Als u de exacte naam of titel van de geadresseerde niet kunt bepalen, is het acceptabel om 'Aan wie het kan zorgen' te gebruiken.
Lichaam
Single-spatie per alinea van de lettertekst, open lijnen tussen alinea's open. Houd de inhoud in de meeste gevallen beknopt (3 tot 5 alinea's of één pagina).
Sluitend
Voeg uw afsluitende regel onder de laatste alinea van uw hoofdtekst toe, op basis van hetzelfde streepje als uw datum. Gebruik alleen het eerste woord van uw voorspelling ("Hartelijke groeten", niet "Beste groeten") en druk uw volledige naam hieronder af, zodat er ruimte overblijft voor een handgeschreven handtekening.
