Zonder een databasebeheersysteem dat gegevens organiseert, bestuurt en catalogiseert, zou een informatiesysteem een georganiseerde conglomeraat van gegevens zijn. De ultieme rol van een databasebeheersysteem is het implementeren van controles en het onderhouden van gegevensbestanden met behulp van gegevensbeveiliging om de integriteit van gegevens te waarborgen.
Catalogisering van bestandsstructuren
Het proces van het catalogiseren van bestanden in een databasebeheersysteem (DBMS) is uiterst belangrijk. Er zijn verschillende bestandstypen, die variëren van de werkelijke computercode en queryprogramma's (die informatie extraheren) tot systeemhulpprogramma's en onderhoudsprogramma's voor opnamen. Al deze programma's hebben een unieke bestandsstructuur, die wordt geïdentificeerd door een systeemschema of 'schema'. Zonder het proces van een bestandsstructuur zouden bestanden moeilijk toegankelijk zijn en werken. Een bestandsstructuur binnen een (DBMS) biedt een ordelijke structuur voor bestandstoegang en -beheer.
Identificatie van databasetypen
Een DBMS-systeem kan uit verschillende databasetypen bestaan. Een database bevat de recordstructuur van informatie. Databases binnen een DBMS kunnen een geïndexeerde, sequentiële of relationele database zijn. Een indexdatabase is gebaseerd op een primaire sleutel en kan worden geïndexeerd op elk uniek veld binnen de databasestructuur. Een sequentiële database is toegankelijk door te beginnen bij de allereerste record in de database en een relationele database bestaat uit records, die kunnen worden samengevoegd met andere bestaande records in een andere database op basis van unieke identificaties. De DBMS maakt partitionering, catalogisering en toegang voor deze databasetypen mogelijk.
Dataveiligheid
Gegevensbeveiliging is een belangrijke functie voor elk informatiesysteem. Een DBMS biedt beveiligingstabellen, dit zijn records die zijn bestemd voor gebruikersinformatie, identificatie en wachtwoorden. Het beveiligingssysteem is opgebouwd uit relationele databasetabellen en aan elke voorwaarde (gebruikertoegangscodes) moet in elke tabel worden voldaan zodat een gebruiker toegang heeft tot het systeem. DBMS-systemen kunnen ingebouwde beveiligingstoepassingen hebben, die gebruikersrechten en -rechten toewijzen door een tabel met autoriteiten in de systeemhulpprogramma's te gebruiken.
Tabellen en records
Binnen een DBMS hebben alle databases records toegewezen gekregen. Records worden geclassificeerd als item- of detailrecords. Artikelrecords zijn algemene informatierecords en detailrecords richten zich op een veldidentificatie binnen het itemrecord en bieden extra 'gedetailleerde' informatie over het veld en genereerden het record uit het artikelrecord. Tabellen zijn structuren waarop item- en detailrecords bestaan. Een voorbeeld van een artikel en detailrecord is een beschrijving van meubels in een database die bestaat uit algemene gegevensvelden voor verzending, betaling, enzovoort, en een bijbehorend detailrecord, dat het meubilair verder opsplitst in verschillende kleuren.
Integriteit van datasets
Als een informatiesysteem een op een transactie gebaseerd verwerkingssysteem is, worden gegevenssets gemaakt om wijzigingen in gegevens die door gebruikers aan het systeem zijn gestart, in een catalogus op te nemen, waarbij alle wijzigingen worden gerapporteerd in een transactie-uitzonderingsrapport. Gegevens worden verzameld, gedistribueerd en verwerkt met behulp van batch- of realtime-methoden. Als het een batchroutine is, zullen de meeste organisaties hun systemen één keer per dag bijwerken, terwijl met een real-time systeem updates direct kunnen worden toegevoegd.
