Voorbereiding van overlopende periodetoerekeningen zorgt ervoor dat opbrengsten in dezelfde boekhoudperiode overeenkomen met uitgaven. Dit wordt het matching-principe en de accrual-methode van accounting genoemd. Elk bedrijf dat de accrual-methode van accounting gebruikt, zal deze regel volgen. Een boeking op transactiebasis moet plaatsvinden tijdens de maand waarin de kosten zich hebben voorgedaan. Vaak zijn de kosten echter niet betaald. In essentie zal de boeking op transactiebasis toelaten dat deze uitgave wordt weerspiegeld in de financiële overzichten.
Items die je nodig hebt
-
Facturen van de huidige maand
-
Rekeningschema
Voorbereiding van overlopende posten
Verzamel alle te betalen onbetaalde facturen.
Neem contact op met elke afdeling over facturen die ze mogelijk hebben. Soms komen alle noodzakelijke facturen niet naar de crediteurenadministrateur. Het verkoopteam kan bijvoorbeeld een onbetaalde uitgave hebben in verband met een conferentie in New York, maar de factuur is gedateerd voor deze maand. Of de factuur is mogelijk gedeeltelijk betaald, maar de rest is nog steeds een uitgave voor deze maand. Om een inflatie van uitgaven in de komende maanden te voorkomen, zoekt u facturen die mogelijk wachten op goedkeuring door contact op te nemen met andere afdelingen over hun facturen.
Bereken hoeveel het bedrijf voor een bepaalde uitgave van plan is te betalen. Er zijn scenario's waarvoor geen factuur beschikbaar is, hoewel u weet dat er later een factuur wordt geproduceerd. Kijk naar wat historisch is betaald voor die kosten, en gebruik die informatie om het bedrag te berekenen.
Classificeer elke factuur op basis van het rekeningnummer. Kijk naar elke factuur en geef aan welke accrualrekening en onkostenrekening deze beïnvloedt. Gebruik het rekeningschema van het bedrijf om de accountnummers te vinden die later zullen worden gebruikt. Als de account die moet worden gebruikt onduidelijk is, bekijkt u oudere facturen die lijken op de factuur die u probeert te identificeren en ziet u naar welk account die factuur is geboekt. Als er nog steeds onduidelijkheid bestaat, neem dan contact op met een accountant op het hoogste niveau.
Zoek de accountnummers op elke factuur. Debiteer de onkostendeclaraties en crediteer de batenrekeningen. Herhaal totdat alle overlopende posten zijn voltooid.
