Het opstellen van een HR-rapport vereist kennis van alle disciplines op HR-gebied, evenals een goed begrip van de behoeften, prestaties en bedrijfsstrategie op de werkplek. HR-rapporten kunnen hetzelfde doel dienen als een HR-audit. In een HR-audit zijn arbeidsregistraties, projecties, trends en management belangrijke onderdelen voor het bepalen van het rendement van investeringen in personeelsafdelingactiviteiten.
Bespreek met uw HR-directeur of bedrijfsleider wat het doel van een HR-rapport is. Bepaal of het rapport een specifiek gebied moet behandelen, een aantal of alle personeelsafdelingfuncties. Vraag wie het rapport ontvangt, want dat kan bepalen welk type vertrouwelijke informatie moet worden bekendgemaakt.
Vraag de tellingsgegevens van werknemers aan bij uw personeelsinformatiesysteem of IT-manager. Op basis van wat uw HR-rapport behandelt, hebt u mogelijk de gegevens nodig om te worden gesorteerd op basis van verschillende variabelen, zoals ambtstermijn en prestaties, afdeling of divisie en salaris. Als u een rapport opstelt met als doel uw werkgelegenheidsbeleid voor gelijke kansen te onderzoeken, is aanvullende sortering op basis van ras, geslacht, leeftijd, veteranenstatus en handicap noodzakelijk.
Bekijk de werknemersgegevens op juistheid en volledigheid. Voer correcties uit en vraag indien nodig om een gecorrigeerde versie van het werknemersrapport. Informatie zoals werknemerspositie, ambtstermijn, ras, geslacht, afdelingsopdrachten, aanwezigheid en prestaties moeten accuraat zijn om een uitgebreid rapport te produceren.
Verzamel kopieën van arbeidsvormen. Een uitgebreid HR-rapport gaat in op beleid en processen en herziet daarom de formulieren die worden gebruikt voor elk type werkgelegenheidsactie. Verzamel applicaties, recruiterevaluatievormen, prestatiebeoordelingsdocumenten, disciplinaire en klachtenrapporten, formulieren voor vertrouwelijke werknemersinformatie en een kopie van uw werknemershandboek.
Stel een overzicht van focusgebieden samen. Voorgestelde gebieden zijn onder meer: wetgeving die van invloed is op wijzigingen in personeelsbeloningen; werkgelegenheidstrends met betrekking tot de multigenerationale beroepsbevolking; training en ontwikkeling voor opvolgingsplanning; promotionele en professionele ontwikkelingsmogelijkheden bewezen effectief op uw werkplek; en, analyse van bedrijfsomzet in vergelijking met andere industrieën en bedrijven.
Voer onderzoek uit over de gebieden die u wilt analyseren. Lees artikelen, statistieken, data en vakbladen voor informatie over de beste praktijken voor personeel voor elk aandachtsgebied. Maak een bestand voor elk onderwerp en plaats uw onderzoek en relevante informatie over uw werkplek in elk bestand. Door uw onderzoek en gegevens op deze manier te organiseren, kunt u gemakkelijker op één onderwerp tegelijk focussen.
Construeer een geschreven analyse voor elk focusgebied - één gebied per keer. In het ideale geval bevat uw analyse een uitleg van de gegevens op de werkplek, een vergelijking van de gegevens met eerdere praktijken en huidige werkgelegenheidstrends en een aanbeveling voor verbetering op elk gebied van personeelszaken en functies voor werkgelegenheid.
Maak een inleiding op uw HR-rapport. Verklaar het doel van het rapport, aan wie het rapport wordt verspreid en de gewenste resultaten. Stel je concept zo gedetailleerd mogelijk samen, maar houd de hele inleiding op ongeveer drie pagina's. Een goed samengestelde samenvatting wordt in het algemeen opgesteld na het invullen van het rapport, net zoals de samenvatting van een businessplan. De lezer moet in staat zijn om uw inleiding te lezen en het onderwerp van elke sectie in het rapport te begrijpen.
