Schriftelijke overeenkomsten zijn wettelijke en bindende documenten die de verplichtingen van alle betrokken partijen definiëren, of het nu gaat om een project, een goed of een dienst. Als zodanig bieden ze een onbetwistbaar record van de overeengekomen voorwaarden. De wet hecht veel waarde aan een overeenkomst als er later meningsverschillen ontstaan. Een schriftelijke overeenkomst kan uw belangen beschermen. Er zijn veel soorten zakelijke overeenkomsten, maar dit zijn de belangrijkste punten waarmee u rekening moet houden bij het schrijven van een overeenkomst.
Basiselementen van schriftelijke overeenkomsten
Bepaal de omvang van het werk. Bepaal wat er moet gebeuren en welke partijen erbij betrokken zijn. Bepaal welke partij verantwoordelijk is voor de omvang van het werk (of een deel ervan). Vermeld welke partij zal bepalen of de reikwijdte van het werk naar tevredenheid is voltooid.
Bepaal de duur van de overeenkomst en eventuele deadlines die ermee verbonden zijn. Selecteer belangrijke deadlines, zoals wanneer de overeenkomst zelf moet eindigen, wanneer het werk moet worden gedaan of het geleverde goed en de betalingstermijnen. Bepaal of tussentijdse deadlines passend zijn en bepaal of het strikte deadlines zijn of flexibel.
Bepaal het betrokken geld. Vermeld de kosten en of de prijs vast of variabel is (dit kan worden bepaald door het feit of het om een goed gaat of om een service waarover overeenstemming wordt bereikt). Geef een gedetailleerde beschrijving van de financiële controles als de prijs variabel is: het maximumbedrag, elke vorm van goedkeuring voor grote of onverwachte uitgaven en als en wanneer ontvangsten vereist zijn. Bepaal of er in de loop van de transactie middelen worden voorgeschoten en of straffen worden opgelegd voor te laat of niet-nakoming. Geef aan of er uitzonderingen zijn op een van de financiële bepalingen.
Vaststellen van procedures voor het bijhouden of rapporteren van gegevens. Bepaal wie of welke partij verantwoordelijk is voor het bijhouden en rapporteren van rapporten, indien nodig, en of dergelijke records en rapporten financiële informatie bevatten. Stel vast hoelang de records moeten worden bijgehouden en in welke mate deze worden beschermd als ze vertrouwelijk of gevoelig zijn.
Definieer de beschermingen voor aansprakelijkheid. Bepaal wie een aansprakelijkheidsverzekering moet dragen of moet werknemers compensatie bieden. Geef aan of verzekeringscertificaten vereist zijn. Bepaal of er een vrijwaringsclausule voor één partij of beide wordt toegevoegd (wederzijdse vrijwaring): dit is een onderdeel van een overeenkomst waarin wordt bepaald dat één partij de financiële kosten (rechtstreeks of via terugbetaling) voor door de andere partij geleden verliezen draagt.
Classificeer de voorwaarden voor geschillenbeslechting. Bepaal wat er moet gebeuren als er een meningsverschil ontstaat en een van de partijen probeert een rechtsmiddel te zoeken. Stel vast in welke staat de wet van toepassing is, indien van toepassing, en waar een rechtszaak kan worden ingesteld. Kies of de partijen bij de overeenkomst hun juridische claim op bemiddeling of arbitrage eerst moeten indienen. opnemen of de verliezende partij eventuele advocaatkosten moet betalen.
Tips
-
Duidelijkheid staat voorop bij afspraken. Geef duidelijk alle contractuele verplichtingen aan. Een dergelijke duidelijkheid geeft de betrokken partijen meer zekerheid, wat het risico op geschillen en geschillen vermindert.
Laat alle betrokken partijen de overeenkomst ondertekenen en een getuigenis voor elke partij bijvoegen. Handtekeningen en getuigen bieden extra bescherming, vooral wanneer de overeenkomst moet worden gewijzigd of gehandhaafd. Juridische beoordeling wordt sterk aanbevolen bij het schrijven van een overeenkomst. Advocaten kunnen kosten zijn, maar paralegals kunnen net zo nuttig zijn. Paralegals kunnen u begeleiden bij het opstellen van de overeenkomst en zijn doorgaans bekend met de verschillende componenten die een overeenkomst tot stand brengen.
Waarschuwing
Vermijd het gebruik van termen als 'materieel', 'redelijk', 'goede trouw', 'beste inspanningen' en 'gerelateerd'. Deze voorwaarden kunnen problematisch zijn in een overeenkomst omdat ze tot onduidelijkheid leiden. Alle bepalingen, voorwaarden en termijnen van de overeenkomst moeten duidelijk worden omschreven. Neem geen bepalingen op die onbillijk of oneerlijk lijken, zelfs als ze legaal zijn.
