Een samenvatting is meestal een overzicht van één pagina van een langere memo, een bedrijfsplan, persbericht, juridische overeenkomst of een belangrijk document. De samenvatting moet het waarom, wat en hoe van het probleem op een beknopte manier communiceren voor een drukke manager die geen tijd heeft om in details te treden. Je moet ervan uitgaan dat, hoewel de lezer geïnteresseerd is in het probleem en de bredere concepten begrijpt, hij of zij niet goed bekend is met de details. Als algemene regel geldt dat de lezer in staat moet zijn om intelligent over het onderwerp te converseren na het lezen van de samenvatting.
Beschrijf duidelijk in de eerste alinea wat er is gebeurd en waarom het is gebeurd. De lezer van een samenvatting zal waarschijnlijk een drukke manager zijn die zich bezighoudt met een breed scala van problemen en te jongleert met meerdere projecten te allen tijde. Daarom moet je de grondbeginselen beschrijven en de lezer opnieuw oriënteren voordat je in de miniemere details komt. De opening van de samenvatting kan bijvoorbeeld zeggen: "Dit rapport geeft de leveranciersovereenkomst weer die op 21 mei werd ondertekend om de prijzen en afleveringsschema's van de banden die moeten worden gekocht bij Tires Inc. voor het komende jaar te bepalen." Deze opening zal de lezer helpen herinneren aan het feit dat er een overeenkomst moest worden gesloten voor de bandenvoorziening en diende als een snelle mentale warming-upoefening.
Maak een lijst van alle belangrijke punten in de overeenkomst, idealiter in verschillende bulletpoints. Kogelpunten zijn gemakkelijker te lezen en te absorberen als ze een complex probleem opsplitsen in licht verteerbare delen. De opsommingstekens moeten de basisprincipes van de overeenkomst weergeven, in plaats van uitzonderingen, speciale clausules of technische details. De bestuurder die niet elke dag met banden te maken heeft, zal misschien willen weten dat Tires Inc. binnen 25 kalenderdagen ermee akkoord gaat om bandenorders te vervullen, maar hoeft niet te weten dat als een bestelling voor meer dan 50.000 banden is, deze levertijd toeneemt tot 30 dagen of die voor banden met een diameter van meer dan 19 inch zijn speciale regels van toepassing. Simpelweg toevoegen dat grote bestellingen en bepaalde bandenmaten speciale clausules met zich meebrengen, is voldoende. Houd er rekening mee dat de lezer altijd naar de volledige juridische overeenkomst kan verwijzen voor meer informatie.
Leg uit waarom de juridische overeenkomst belangrijk is. Aangezien de lezer waarschijnlijk geen expert in het gebied zal zijn, zal hij of zij afhankelijk van u zijn om het belang van deze overeenkomst uit te leggen. Was de prijs ongewoon voordelig, de doorlooptijd bijzonder kort of de boetes erg hoog voor het niet tijdig uitvoeren van bestellingen? Verklaar de sterke punten en, althans, zwakke punten van de overeenkomst. Houd in gedachten dat als jij de drijvende kracht achter de overeenkomst was, dit ook een geschikt en mogelijk het enige moment is om erkenning te eisen voor je prestaties.
Beëindig de samenvatting door de volgende stappen op te sommen. De ondertekening van de overeenkomst kan aanvullende maatregelen vereisen, zoals goedkeuring door het hoofdkantoor, of de overeenkomst zelf is mogelijk onvolledig, met inbegrip van een clausule waarin staat dat leveringsschema's voor vrachtwagenbanden niet onder dit juridische document vallen en een aanvullende overeenkomst zal worden gesloten. in de nabije toekomst ondertekend. Deze "toekomstgerichte" projectie zal de samenvatting tot een logisch einde brengen en de lezer een goed beeld geven van wat hij vervolgens kan verwachten. Het zal de weg bereiden voor de volgende samenvatting die waarschijnlijk zal volgen.
