De IRS definieert de regels voor het uitgeven van 1099-formulieren aan mensen die door uw kleine onderneming worden betaald voor diensten, werk of royalty's. Deze regels zijn alleen van toepassing op bedrijven, niet op individuen. De IRS vereist dat verschillende 1099s worden gebruikt in specifieke situaties. De 1099-R verwijst bijvoorbeeld naar inkomsten die door pensioenprogramma's worden betaald, terwijl de 1099-MISC een groot aantal verschillende betalingen dekt die u aan iedereen hebt gedaan tegen de dollarlimieten die de IRS in een kalenderjaar heeft vastgesteld.
Het W-9-formulier
Voordat u IRS-formulier 1099-MISC kunt verzenden, moet u het sofinummer of het belastingidentificatienummer hebben en het adres van de persoon aan wie u van plan bent gedurende een kalenderjaar betalingen te doen. Download vanaf de IRS-website het nieuwste W-9-formulier, het verzoek om identificatiecode voor belastingbetalers en e-mail of geef het aan de leverancier, verkoper, advocaat of freelancer aan wie u van plan bent te betalen tijdens het kalenderjaar. Ze moeten het invullen en aan u teruggeven zodat u de juiste informatie hebt om de 1099-MISC-formulieren correct in te vullen.
IRS 1099-MISC-formulieren
Voor mensen die geen werknemer zijn, maar die hun werk voor u hebben voltooid of aan wie u geld hebt betaald, biedt het IRS 1099 diversenformulier hen en de IRS informatie over het totaal dat gedurende het kalenderjaar is betaald. U moet deze informatieformulieren sturen naar degenen die u op 31 januari van elk jaar hebt betaald en exemplaren naar de overheid sturen op specifieke datums in maart, die elk jaar kunnen worden gewijzigd op basis van het feit of u zich elektronisch aanmeldt of mail in papieren formulieren. U moet 1099 formulieren gebruiken die zijn aangewezen en goedgekeurd door de IRS die verkrijgbaar zijn bij winkels voor kantoorbenodigdheden of kantoorbenodigdheden, of die de procedures voor elektronische archivering volgen. De IRS kan uw bedrijf benadelen voor het niet indienen van 1099-MISC-formulieren.
Specifieke betalingsbedragen
De IRS vereist dat u 1099-MISC-formulieren verzendt naar elke persoon aan wie u makelaarsbetalingen hebt gedaan in plaats van dividenden, belastingvrije rentebetalingen of royalty's in een kalenderjaar van $ 10 of meer. Elke bruto opbrengst aan een advocaat van $ 600 of meer vereist dat een 1099-MISC naar de advocaat wordt gestuurd en bij de IRS wordt ingediend. En u moet een 1099-MISC sturen naar iedereen die u gedurende een kalenderjaar $ 600 of meer heeft betaald voor freelance, contractuele werkzaamheden of diensten - inclusief leveringen, materialen en onderdelen - prijzen, onderscheidingen en andere inkomstenbetalingen en deze indient bij de IRS binnen de gestelde termijnen.
Vissen, landgoederen en partnerschappen
De IRS vereist ook dat u 1099-MISC-formulieren invult en verstuurt naar iedereen aan wie u tijdens het kalenderjaar medische of gezondheidszorgbetalingen van $ 600 of meer doet, opbrengsten uit gewasverzekering of contant geld betaald uit een "notional principal contract" aan een nalatenschap, partnerschap of individu. Dit omvat ook betalingen van $ 600 of meer voor vissen en ander waterleven aan degenen die zich bezighouden met het vangen van vis als een bedrijf of een handel en opbrengsten van vissersbootactiviteiten. Gebruik ook het 1099-MISC-formulier voor het melden van ten minste $ 5.000 aan directe verkoop aan een onafhankelijke koper of groothandelaar die geen permanente winkel heeft voor consumentenproducten die hij verkoopt. De 1099 moet ook alle federale inkomstenbelastingbedragen bevatten die zijn ingehouden volgens de back-up-inhoudingregels.
S- en C-bedrijven
Wanneer u een bedrijf runt, kan het verwarrend lijken aan wie u deze 1099-MISC-formulieren moet verzenden, maar ze fungeren als back-up voor uw zakelijke uitgaven. In principe moeten alle door u betaalde aannemers, groothandelaren, consultants, mentoren en inspecteurs, boekhouders, accountants en advocaten allemaal een 1099-MISC-formulier van uw bedrijf ontvangen. Dit omvat ook property managers, verhuurders van wie u bedrijfsruimte huurt, assistenten, webontwikkelaars of grafische artiesten. U hoeft deze formulieren niet naar S- of C-bedrijven met een staatslicentie te sturen, maar u moet ze naar advocaten sturen voor kosten of opbrengsten, medische en gezondheidszorgfaciliteiten, zoals voor screenings van geneesmiddelen of werkexamens en bedrijven met beperkte aansprakelijkheid, partnerschappen of mensen die "zaken doen als" bedrijfsregistraties.
