In het Latijn betekent dagboek 'voor elke dag'. In de bedrijfswereld verwijst de term vaak naar de dagelijkse vergoeding die bedrijven werknemers geven voor reistijd. Het dagverblijf betaalt vaak voor onderdak en voedsel voor de reis. Hoewel het concept eenvoudig lijkt, is het belangrijk om te weten wat uw wettelijke vereisten, de nuances van de vergoeding en dagvergoedingen zijn.
Tips
-
Bedrijven moeten werknemers vergoeden voor reizen als dit niet gebeurt, waardoor werknemers minder verdienen dan het minimumloon. Per diems kunnen bedrijven ook helpen om veel talent te behouden.
Per Diem-wetten
De Fair Labor Standards Act stelt niet expliciet dat bedrijven alle werknemers moeten vergoeden voor zakenreizen. Het weigeren om deze uitgaven te dekken, zou in sommige gevallen echter in strijd kunnen zijn met de wet.
Dat komt omdat het arbeidsbureau van de Verenigde Staten stelt dat de lonen boven het lokale of federale minimum moeten liggen nadat je smeergeld hebt afgetrokken dat werknemers moeten maken om hun werk uit te voeren. Het niet vergoeden van werknemers voor hun reis en verblijf kan ook de wetten betreffende overuren schenden.
Illegale Per Diem-praktijken
Stel je voor dat je een medewerker op een tweedaagse reis naar zijn werk stuurt. Vanaf het moment dat hij naar de luchthaven vertrekt, is de tijd dat hij thuiskomt 48 uur.
Als uw bedrijf onder het federale minimumloon valt, is dat 16 uur tegen $ 7,25 per uur en 32 uur tegen $ 10,88 per uur. In totaal moet hij $ 464,16 verdienen voor de reis. Dit bedrag moet komen na het hotel, eten, reizen en bijkomende kosten die hij heeft op de reis.
Het is duidelijk dat een werknemer die een minimumloon maakt, een vergoeding nodig heeft, zelfs als ze slechts één cent uitgeven. Maar hoe zit het met personeelsleden die het vereiste minimum overschrijden?
Laten we zeggen dat een werknemer $ 15 per uur verdient en op dezelfde reis gaat. Je zou haar $ 960 moeten betalen voor lonen en overuren. Wanneer u begint met aftrekken, kan dit onder het minimum vallen.
Misschien moest ze in een specifiek hotel verblijven voor de conferentie die $ 200 voor de nacht kostte. Gelukkig was de conferentie dichtbij genoeg om in plaats van te vliegen, maar de huurauto en het gas kostten haar $ 300. Terwijl ze weg was, had ze zes maaltijden voor gemiddeld $ 15 per stuk.
Op dit punt in de reis verlaat haar loon minus kosten haar met slechts $ 370. Dit is ver onder het absolute minimum voor een dergelijke reis. Als u deze werknemer niet hebt terugbetaald, kunt u juridische problemen ondervinden. Het is belangrijk om aandacht te besteden aan deze dagvereisten.
Per Diem versus verrekening
Hoewel de gebruikelijke dagelijkse betekenis vergelijkbaar is met terugbetaling, zijn deze niet noodzakelijkerwijs hetzelfde voor uw personeelsafdeling. In het algemeen vereist de vergoeding dat werknemers bonnen en onkostendeclaraties indienen om hun geld terug te krijgen.
De Amerikaanse General Services Administration stelt dagtarieven vast die variëren in het hele land. Bedrijven kunnen ervoor kiezen om dit bedrag te betalen voor elke dag dat medewerkers voor zaken reizen in plaats van ze dossierkosten te maken. Deze oefening verlicht de belasting van de personeelsafdeling en maakt het over het algemeen gemakkelijker.
Welke Per Diems-dekking
Hoewel vergoedingen alle uitgaven dekken die het bedrijf aanvaardt, dekt het daggeld alleen logies, maaltijden en bijkomende kosten. Maaltijden omvatten drie per dag. Incidentele kosten omvatten zaken als chemisch reinigen en tips voor hotelmedewerkers. Onderdak bedekt de nacht in een middenklasse hotel.
Met name missen de kosten van reizen per dag. Bedrijven die uitsluitend op dagboeken willen vertrouwen, kunnen direct vliegtickets en huurauto's betalen of medewerkers toegang geven tot de bedrijfskaart. Anders kunt u dagboeken gebruiken voor alles behalve reizen en moeten medewerkers onkostendeclaraties indienen voor hun tickets.
Per Diems en belastingen
Hoewel werknemers geen onkostenrapporten hoeven in te dienen om per dag te ontvangen, is het nog steeds een goede gewoonte. Zonder deze rapporten moet u ze rapporteren als belastbaar inkomen. De rapporten laten u echter toe om het dagboek belastingvrij te maken.
