Zoals bij elke gestructureerde organisatie, moet u protocolregels opstellen. Protocol is een set richtlijnen met betrekking tot de commandostructuur voor hoe verschillende leden van een organisatie met elkaar moeten communiceren. Stel de verschillende communicatielijnen in een bedrijf vroeg in en beheer deze zodat alle werknemers en managers begrijpen met wie ze contact moeten opnemen.
Eigenaar van Manager
De communicatielijnen moeten open blijven tussen bedrijfseigenaars en het management. Het komt zelden voor dat een eigenaar rechtstreeks spreekt met werknemers of andere contacten bij het bedrijf, als een regel van orde, wanneer hij managers heeft om dit van hem te vormen. De bedrijfseigenaar geeft aanwijzingen voor het beheren van het bedrijf en voor updates en nieuws dat hij werknemers via managers wil geven.
Manager naar medewerker
De communicatielijnen tussen managers en werknemers zijn cruciaal voor de dagelijkse werking van het bedrijf. Managers moeten specifieke taken aan werknemers delegeren en vragen over werkprojecten beantwoorden. Een manager communiceert vaak via regelmatige vergaderingen met haar hele afdeling. Ze kan ook jaarlijkse beoordelingssessies voor werknemers plannen met individuele werknemers om de prestaties en productiviteit te bespreken. De relatie tussen een manager en een medewerker vereist wederzijdse communicatie - als een werknemer vragen heeft, moet hij zijn directe manager of supervisor vragen om de commandostructuur te respecteren.
Werknemer of manager voor zakelijke contacten
Een eigenaar moet mogelijk ook communicatieregels opstellen voor zijn werknemers of managers en externe zakelijke contacten. Medewerkers van een productiebedrijf moeten bijvoorbeeld mogelijk rechtstreeks communiceren met vertegenwoordigers van bedrijven die grondstoffen leveren om bestellingen in te dienen of informatie op te vragen. Een belegger kan het managementteam van het bedrijf aanspreken. Zoals venture capitalist Brad Feld stelt: "Het is al moeilijk genoeg om een bedrijf op de rails te krijgen; het hebben van belemmeringen voor communicatie tussen de belangrijkste leiders en beïnvloeders van het bedrijf maakt het alleen maar moeilijker. "Tegelijkertijd kan verwarring ontstaan als de eigenaar of manager te veel individuele werknemers toestaat contact op te nemen met een externe contactpersoon. Om deze reden wijzen managers bepaalde werknemers, zoals inkoopagenten of zakelijke relaties, toe om te communiceren met externe zakelijke contacten.
Communicatie met klanten
Mogelijk is de belangrijkste communicatielijn bij een bedrijf tussen de werknemers van een bedrijf en zijn klanten. Het is niet ongebruikelijk dat een medewerker op een niveau, inclusief de ondernemer, direct contact met een klant maakt. In sommige gevallen zijn bepaalde werknemers echter niet gemachtigd om met klanten of klanten te praten om dezelfde reden dat zij niet met serviceproviders en zakelijke contacten kunnen spreken - het gevaar voor verwarring.
