Het consumentenvertrouwen wordt opgeschud wanneer er een bedrijfsschandaal is. Vanwege gebeurtenissen gaande van de bancaire reddingsoperaties van 2008 tot de recentere fraude met Wells Fargo-accounts, hebben consumenten behoefte aan zekerheid dat de bedrijven waarmee ze werken eerlijk en boven het net zijn. Auditing is een krachtig hulpmiddel om de stakeholders van uw bedrijf gerust te stellen. Het laat hen weten dat uw bedrijf de juiste standaarden voor boekhouding volgt.
Hoewel het vanzelfsprekend is dat u zich zorgen maakt als uw bedrijf wordt gecontroleerd of een audit uitvoert, is dit een kans om uw boekhoudpraktijken te herzien en verbeterpunten te vinden. Zodra uw audit is afgerond, zal uw auditor zijn bevindingen herzien. Als u een interne audit uitvoert, dient u uw bevindingen op dezelfde manier te melden. Doorgaans delen auditors hun auditbevindingen in een gestandaardiseerd schriftelijk formaat dat u kunt beoordelen en implementeren.
Wat is een audit?
Een audit is een objectieve beoordeling van de financiële praktijken van uw bedrijf. Doorgaans omvat het een beoordeling van uw financiële overzichten en andere financiële gegevens door een erkende accountant. De accountant vergelijkt de financiële overzichten van uw bedrijf met uw boekhouding en zorgt ervoor dat alles klopt. Sommige soorten organisaties, zoals non-profitorganisaties en beursgenoteerde bedrijven, moeten periodiek audits door derden uitvoeren om ervoor te zorgen dat zij de middelen gebruiken die de consumenten op een verantwoordelijke manier aan hen toevertrouwen.
Wat zijn de verschillende soorten audits?
Er zijn twee primaire soorten audits: intern en extern. Een interne audit is een audit die u uitvoert in uw eigen bedrijf. U of uw bedrijf stelt een persoon aan die bekend is met en ervaring heeft met boekhoudpraktijken om uw boeken en financiële overzichten te beoordelen en ervoor te zorgen dat alles in overeenstemming is. De bevindingen van de interne audit worden vervolgens gerapporteerd aan de besluitvormers van uw bedrijf, waaronder managers, de raad van bestuur of andere belanghebbenden.
Een interne audit biedt u en uw bedrijf de mogelijkheid om eventuele risico's te identificeren en te beheren en ervoor te zorgen dat het beleid van uw bedrijf wordt gevolgd. U kunt periodiek of op permanente basis interne audits uitvoeren. Interne audits zijn flexibeler dan externe audits en kunnen specifieke afdelingen en de grotere doelen van uw bedrijf bevatten.
Externe audits worden uitgevoerd door een derde partij die niet aan uw bedrijf is gekoppeld. Ze kunnen worden uitgevoerd of gecontroleerd door regelgevende instanties zoals de Public Company Accounting Oversight Board. De PCAOB stelt de controlestandaarden voor beursgenoteerde ondernemingen en tussenhandelaars. Deze externe audits rapporteren hun controlebevindingen openbaar.
Er zijn verschillende soorten externe audits, waaronder nalevingscontroles, operationele audits en audits van financiële overzichten. Compliance-audits zorgen ervoor dat uw bedrijf voldoet aan alle wettelijke vereisten. Operationele audits beoordelen de prestaties van uw organisatie en geven aanbevelingen voor verbetering. Financiële verklaringaudits worden ook attest-audits genoemd en bij dit type controle beoordeelt de auditor de financiële overzichten en boekhoudtransacties van uw bedrijf.
Wat zijn de stappen van auditing?
Als u een interne of externe audit voor uw bedrijf overweegt, is het belangrijk om de stappen te kennen. Een grondige audit is tijdrovend, maar de resulterende gemoedsrust is de tijdverplichting waard. Wat zijn de stappen van auditing? Over het algemeen omvat een controle planning, het verzamelen van bewijs en het uitbrengen van een rapport met de auditbevindingen.
In de planningsfase verduidelijkt u de reikwijdte van de audit en hoe lang de audit zal duren. U plant ook de nodige vergaderingen of bezoeken ter plaatse, zodat de auditor uw procedures kan beoordelen. De volgende stap is het verzamelen van bewijsmateriaal. Het verzamelen van bewijs omvat het observeren van uw boekhoudkundige praktijken en procedures, het testen van de controleprocedures van uw bedrijf en het verkrijgen en beoordelen van financiële gegevens en verklaringen. De auditor analyseert en inspecteert het bewijsmateriaal om zich voor te bereiden op de volgende stap.
In de laatste stap bereidt uw auditor een rapport voor met de auditbevindingen, dat soms een auditoordeel wordt genoemd. De auditor zal het rapport voorleggen aan de vereiste belanghebbenden en kan de resultaten ook publiekelijk bekendmaken, afhankelijk van het type en de reikwijdte van de audit.
Hoe Audit Bevindingen te rapporteren
Als u een interne audit uitvoert, kunt u zich afvragen hoe u controlebevindingen kunt melden. Doorgaans worden interne en externe auditbevindingen schriftelijk gemeld en mondeling aan belanghebbenden verstrekt.
Voor externe en interne audits bestaat er een algemene structuur waarin de meeste geschreven rapporten volgen. Voor nalevingscontroles kan de toezichthoudende organisatie specifieke vereisten hebben voor wat moet worden opgenomen in het geschreven rapport. Een geschreven auditrapport moet beknopt en op een manier worden geschreven die gemakkelijk door de lezer wordt begrepen. Het moet ook bewijsmateriaal bevatten voor controlebevindingen.
In het algemeen bestaat een auditrapport uit drie delen: een inleiding, een gedeelte dat de reikwijdte van de audit en de mening van de auditor beschrijft, die de controlebevindingen beschrijft. De inleiding vermeldt de verantwoordelijkheden van de auditor en de verantwoordelijkheden van uw onderneming met betrekking tot de audit. Het bevat doorgaans ook de namen van de auditor of auditors en de data van de audit.
Het bereikgedeelte beschrijft het controleproces. Het geeft de gecontroleerde gebieden aan, die de audit hebben voltooid en wanneer en welke criteria zijn gebruikt om de audit uit te voeren. Als het bijvoorbeeld om een externe audit gaat, wordt vermeld welke normen van het bestuursorgaan werden gebruikt om de resultaten van de controle te meten. Voor een interne audit zou het verwijzen naar de bedrijfsstandaarden en -beleid die werden gebruikt. De scope-sectie beschrijft ook precies wat de auditor deed. De accountant dient te vermelden welke financiële overzichten zij heeft beoordeeld en welke tests zij heeft uitgevoerd.
De mening van de auditor is het laatste deel van het rapport. Hier geeft de auditor aan wat ze heeft gevonden en of uw bedrijf voldoet aan de criteria van de audit. Afhankelijk van het type audit kan de auditor ook aanbevelingen bevatten ter verbetering of oplossing van problemen die tijdens de audit werden vastgesteld.
Na het schrijven van haar rapport presenteert de auditor haar bevindingen doorgaans aan belanghebbenden binnen het bedrijf. In een grote non-profitorganisatie, bijvoorbeeld, zou ze haar bevindingen presenteren aan een auditcommissie, die toeziet op het auditproces. De commissie bespreekt de auditbevindingen met de auditor en stelt verhelderende vragen voordat zij het auditverslag aan hun raad van bestuur voorleggen.
Als u een interne audit uitvoert, is de beste manier om auditbevindingen en aanbevelingen te schrijven, duidelijk aan te geven wat u hebt gedaan, wanneer u het hebt gedaan en wat u hebt gevonden. Uw rapport hoeft niet lang te zijn. Het moet wel duidelijk en overtuigend zijn, zodat de managers en leidinggevenden van uw bedrijf actie ondernemen op basis van uw resultaten, vooral als u gebieden vindt die moeten worden verbeterd.
Wat zijn de verschillende soorten auditbevindingen?
Een grondige audit kan zwakke plekken blootleggen die moeten worden verbeterd. In het ergste geval kan het fraude of wanbeheer onthullen dat u nodig hebt om op de juiste manier aan de autoriteiten te melden en te adresseren. Externe audits rapporteren doorgaans de controlebevindingen als een van de volgende: een goedkeurend of onaangetast advies, een oordeel met beperking, een afkeurend oordeel of een oordeelvrijheid.
Een goedkeurend oordeel is het beste scenario als uw bedrijf een externe audit doorloopt. Het betekent dat de auditor in staat was om de audit te voltooien en dat uw bedrijf in overeenstemming was met de criteria van de audit. In een audit van de jaarrekening bijvoorbeeld zou een goedkeurende verklaring betekenen dat de verklaringen in overeenstemming zijn met algemeen aanvaarde boekhoudbeginselen.
Een gekwalificeerd oordeel betekent dat er een probleem was met de audit. De auditor heeft bijvoorbeeld mogelijk niet toegang gekregen tot alle informatie en documenten die hij nodig heeft, of er is mogelijk niet voldaan aan de aanvaarde normen voor het gebied dat wordt gecontroleerd. In een audit van de financiële overzichten kan dit betekenen dat de auditor een of meer gebieden heeft gevonden waarop algemeen aanvaarde boekhoudkundige principes niet werden gevolgd. Hoewel dit niet het ideale resultaat is voor uw bedrijf, kan het snel en gemakkelijk worden aangepakt.
Een afkeurend oordeel is veel ernstiger. Het geeft aan dat de auditor een onjuiste voorstelling van zaken of een afwijking heeft gevonden in het gecontroleerde gebied. In het geval van een controle van de financiële overzichten betekent een afkeurend oordeel dat de accountant heeft geconstateerd dat de financiële overzichten van uw onderneming niet overeenstemmen met de algemeen aanvaarde boekhoudpraktijken. Dit resultaat is relatief zeldzaam en kan een negatief effect hebben op beursgenoteerde ondernemingen. Sommige bedrijven hebben een daling van hun aandelenkoersen gezien, bijvoorbeeld nadat een afkeurend advies is uitgebracht.
Een vrijwaring van mening betekent dat de auditor niet in staat was om de audit te voltooien. Dit kan zijn omdat de financiële overzichten niet beschikbaar waren of dat de auditor geen volledige toegang kreeg tot de informatie die hij nodig had. Het kan ook betekenen dat het management van uw bedrijf niet meewerkt aan de accountant. Het geeft soms ook aan dat er een belangenconflict was bij de auditor. Hij kan bijvoorbeeld een financieel belang hebben in het bedrijf dat wordt gecontroleerd.
Hoewel een afwijzing van uw mening niet het beste scenario is voor u of uw bedrijf, is dit ook niet het slechtste. Het betekent in feite dat er geen mening is en dat de controle op een later tijdstip moet worden afgerond.
Hoe te Reageren op Audit Bevindingen
Als uw bedrijf onlangs een interne of externe audit heeft voltooid, is het van cruciaal belang om te reageren op de controlebevindingen. De eerste stap is om het auditrapport zorgvuldig te evalueren met de auditors. Stel de vragen van de auditeur ter verduidelijking van de bevindingen en hun ervaring bij het werken met uw bedrijf. U vraagt zich bijvoorbeeld af hoe coöperatief uw medewerkers met de auditors waren. U kunt ook vragen of er wijzigingen waren in het oorspronkelijke auditplan of dat de auditor tijdens het auditproces problemen ondervond.
Als de auditor gebieden heeft gevonden die verbetering behoeven, vraag dan naar de details. Zorg ervoor dat u uitlegt wat het probleem is en welk document of test het probleem heeft blootgelegd. U kunt ook vragen of de auditor specifieke aanbevelingen heeft voor het oplossen van het gebied.
Zelfs als er geen problemen zijn gevonden, kunt u nog steeds profiteren van de kennis en ervaring van uw accountant. U kunt bijvoorbeeld vragen hoe uw organisatie zich verhoudt tot andere soortgelijke organisaties. U kunt ook algemene aanbevelingen vragen om uw boekhoudprocedures of rapportagemethoden te verbeteren.
In het geval van een ongunstige of gekwalificeerde mening, zou u moeten overwegen om een formele, schriftelijke reactie te geven. Mogelijk moet u schriftelijk reageren, afhankelijk van het beleid van uw bedrijf of het bestuursorgaan dat toezicht houdt op uw controle. Uw reactie moet elk probleem dat in het rapport aan de orde komt rechtstreeks behandelen en uw plan bespreken om de problemen op te lossen die in de auditbevindingen naar voren zijn gebracht. U moet specifieke, meetbare verbeterstappen en een tijdschema opnemen voor wanneer die stappen worden voltooid. In het geval van een afkeurend advies, wilt u misschien een advocaat raadplegen voordat u uw reactie afrondt of publiceert.
Het belangrijkste aspect van het reageren op auditbevindingen - en misschien het hele auditproces - is om te onthouden dat de auditor geen vijand is. De auditor is er om u te helpen verbeteren en ervoor te zorgen dat u het vertrouwen van het publiek behoudt. Hoewel het doorlopen van een audit een stressvol en angstaanjagend proces kan zijn, kan het u en uw bedrijf de mogelijkheid bieden om te verbeteren. U kunt misschien manieren vinden om bijvoorbeeld uw boekhoudproces te verbeteren, waardoor u uiteindelijk tijd en geld kunt besparen.
