Een effectieve controle stelt een bedrijf in staat om procedurele zwakheden aan te wijzen en te corrigeren. Een effectief auditrapport legt objectief bevindingen vast en biedt suggesties voor verbetering. De auditor geeft de grootte van de testgroep, de testcriteria en de bevindingen weer. De gerapporteerde bevindingen moeten legitiem zijn en worden ondersteund door bewijsmateriaal. Wanneer het management de bevindingen beoordeelt om een antwoord voor te bereiden, moet de intentie van de auditor tijdens de voorbereiding duidelijk zijn in het hele document. Dit maakt open communicatie mogelijk en de mogelijkheid om eventuele tekortkomingen van de procedure te verhelpen.
Maak een voorpagina. Vermeld de naam van het bedrijf en de afdeling die u aan het controleren bent. Plaats de maand en het jaar waarin de controle heeft plaatsgevonden - niet de datum waarop u het rapport daadwerkelijk schrijft. Als u bijvoorbeeld de audit in april 2011 hebt voltooid, maar het rapport pas in juli uitbrengt, typt u april 2011 op de omslag.
Het auditrapport adresseren aan het hoofd van de afdeling die wordt beoordeeld. Kopieer elk van toepassing zijnde beheer op lager niveau.
Schrijf een inleiding op de audit. Geef achtergrondinformatie over de afdeling die wordt gecontroleerd, inclusief de functie, grootte en doelen.
Geef een overzicht van de doelstellingen van de audit. Vermeld wat u zocht, zowel algemeen als specifiek. Uw algemene doelstelling is bijvoorbeeld om te zorgen voor effectieve procedures en controles. In het bijzonder kunt u op zoek zijn naar uitgebreid beleid, juiste goedkeuringsniveaus en nauwkeurige documentatie.
Detailleer de conclusies die u uit het rapport hebt getrokken. Citeer uw specifieke bevindingen in detail. Als u tekortkomingen vaststelt in de documentatie, moet u wijzen op het exacte document en de clausule die ontbreekt. Als een specifieke procedure niet effectief is, moet u er rekening mee houden dat er wel bewijs is waarom het niet werkt.
Aanbevelingen doen voor de stappen die het management kan nemen om geconstateerde tekortkomingen te verhelpen.
Geef het management de gelegenheid om te reageren op de bevindingen in de audit. Wanneer u de reactie van de manager ontvangt, neemt u deze op in uw rapport.
Erken alle afdelingspersoneel dat u heeft geholpen bij het voltooien van de audit.
Eindig door uw contactgegevens op te nemen. Vermeld uw naam, titel, telefoonnummer en e-mailadres.
