Het organiseren van een bedrijfsomgeving is een belangrijk onderdeel voor een succesvolle onderneming. Kantoorprocedures zijn de richtlijnen voor die georganiseerde omgeving.Door gedetailleerde stappen te volgen voor het instellen van kantoorprocedures, kan uw team zich concentreren op zaken in plaats van zaken die u wegnemen.
Bekijk de huidige procedures. Het begrijpen van de huidige procedures creëert een basislijn voor verandering. Als er geen procedures zijn vastgesteld, is het schrijven van een schriftelijke procedure een goede eerste stap.
Verzamel feedback van medewerkers. Zodra uw baseline kantoorprocedures zijn vastgelegd, verzamelt u verdere feedback van collega's. Vraag hen: "Wat moet er veranderen? Wat kan er veranderen? Is de volgorde van de kantoorprocedure correct?"
Identificeer welke procedures werken. Weten wat werkt, helpt u zich te concentreren op procedures die niet werken.
Stel vast welke procedures niet werken. Markeer de verbeterpunten, zodat aanbevelingen kunnen worden opgelost.
Wijzig wijzigingen in procedures die niet werken. Gebruik de lijst uit de bovenstaande stap en ontmoet andere medewerkers om aanbevelingen te doen voor wijzigingen in procedures die niet werken.
Specificeer de stappen van de kantoorprocedure in detail. Nu u een lijst hebt met procedures die werken en aanbevolen oplossingen voor oplossingen die dat niet doen, schrijft u ze in detail. Concentreer u op hoe het ene proces op het andere aansluit.
Publiceer de kantoorprocedures aan werknemers. De gedetailleerde documentatie moet met alle werknemers worden gedeeld, zodat iedereen de kantoorprocedures kan gebruiken.
Tips
-
Office-procedures kunnen het beste worden gepubliceerd met een trainingshandleiding, vraag-en-antwoordsessies en een document met veelgestelde vragen. Ga er nooit vanuit dat een proces werkt. Houd het in de gaten voor voortdurende verbetering.
Waarschuwing
Kantoorprocedures worden soms gezien als obstakels voor het voltooien van zaken, dus sommige werknemers zijn misschien koppig om te veranderen. Focus op de voordelen van een kantoorproces.
