Het 'papierloze kantoor' wordt misschien nooit voor honderd procent gerealiseerd. Ondanks het zware computergebruik hebben bijna alle bedrijven nog wat papieren documenten nodig. Dit vormt een uitdaging wanneer computerafhankelijke bedrijven moeten communiceren met gegevens van papieren formulieren. De "conversie" van fysieke gegevens naar virtuele systemen kan worden bereikt door handmatige gegevensinvoer, documentafbeeldingen en optische herkenning.
Items die je nodig hebt
-
Papieren documenten
-
Budget voor uitrusting en personeel
Bepaal uw zakelijke doelen en behoeften. Bepaal of u klantenbetalingen vastlegt, applicaties verwerkt of interne documenten archiveert. Zoek uit of u werkelijke afbeeldingen van de documenten voor elektronische opslag wilt opslaan, of u hoeft alleen de papieren gegevens in een computerdatabase vast te leggen. Als u deze bepalingen vastlegt, kunt u bepalen welk gegevensverwerkingssysteem het beste aan uw behoeften voldoet.
Softwareoplossingen voor onderzoeksbedrijven. Vraag naar referenties van software en leveranciers van bedrijven die soortgelijke gegevens vastleggen als wat u van plan bent te doen. Vraag of u werksites kunt bezoeken die het soort papier-naar-elektronische conversie doen dat u van plan bent te doen. De beste manier om een systeem te kiezen, is door het in actie te zien. Als u slechts een klein aantal gegevens uit formulieren opneemt, kunt u wegkomen als iemand gegevens in een Excel-spreadsheet typt. Maar in de moderne zaken is dit waarschijnlijk niet het geval. U zult waarschijnlijk een softwaresysteem en misschien zelfs nieuwe hardware moeten vinden als het vastleggen van documenten / afbeeldingen deel uitmaakt van uw plan.
Vergelijk de software-oplossingen die u hebt onderzocht en kies er een. Neem contact op met de leverancier of softwareleverancier om het aankoopproces van het systeem te beginnen en het te laten installeren. De eerste stap, algemeen bekend als een "ontdekking", is wanneer de leverancier naar uw site reist om uw exacte behoeften en de beste oplossing voor hen te bepalen.
Blijf betrokken bij de leverancier tijdens de ontdekking en tijdens de installatie. Stel veel vragen en neem het eigendom van het project; moedig alle medewerkers aan die activiteiten voor het vastleggen en invoeren van gegevens uitvoeren om hetzelfde te doen.
Test het systeem volledig. Als er problemen of hiaten in de oplossing zijn, is het het beste om ze te vinden terwijl de leverancier ter plaatse is. Dit zal het oplossen van problemen en de resolutie veel sneller oplossen.
Tips
-
Werk samen met een gerenommeerde leverancier en probeer feedback te krijgen van een van de vorige klanten van de leverancier.
