Wanneer uw organisatie zo groot wordt dat een soort van bestuursstructuur vereist is, zijn er verschillende documenten die u wilt opstellen om die structuur te definiëren. De eerste zal een charterdocument zijn. Dit stichtingsdocument definieert het doel van de organisatie en hoe deze zal worden gestructureerd. Er is geen universeel erkend formaat voor een charterdocument. Het detailniveau kan variëren, afhankelijk van de grootte van de organisatie, maar er is een basisschema voor de informatie die moet worden opgenomen.
Schrijf een Charter Document
Begin met het definiëren van de missie van uw organisatie. Deze missieverklaring dient als samenvatting voor de rest van het document, dus het moet specifiek en gedetailleerd zijn. Het moet de doelstellingen van de organisatie beschrijven en de plannen om ze te bereiken kort beschrijven.
Geef aan wat nodig is om lid te worden van de organisatie. Als er te betalen rechten, competentie-eisen of try-outs zijn, vermeld die hier dan samen met details over hoe ze zullen worden toegepast en gehandhaafd.
Bepaal hoe de organisatie zal worden beheerd. Als er een raad van bestuur is, definieer dan elke functie om taken die worden verwacht en dagelijkse activiteiten te omvatten. In plaats van een raad van bestuur kan er een president, een secretaris en een penningmeester zijn of andere functies die u mogelijk nodig vindt. Welke titels en structuur je ook kiest, wees zeer gedetailleerd over wat er wordt verwacht van de mensen die deze titels bezitten.
Begin met uw missie om te definiëren wat uw organisatie doet om haar doelen te bereiken. Vul de details in om een lijst met dagelijkse activiteiten te ontwikkelen.
Zorg ervoor dat u een procedure opneemt om het handvest te wijzigen. Dit voorkomt dat toekomstige organisatieleiders het hele handvest moeten herschrijven om slechts kleine wijzigingen aan te brengen.
Bepaal het formaat en de stijl die u wilt gebruiken en schrijf het handvestdocument. Laat alle charterleden van de organisatie deze controleren en ondertekenen wanneer alle bewerkingen zijn voltooid.
