Vergaderingen van tandartspraktijken zijn van vitaal belang om een tandartspraktijk goed te laten functioneren. Personeelsbijeenkomsten kunnen op verschillende tijdstippen worden gehouden, zoals wekelijks, tweewekelijks of maandelijks, en moeten alle werknemers omvatten. Om een bijeenkomst van tandartspraktijken succesvol en productief te laten zijn, geen titels meer af te staan, onderbrekingen te vermijden, problemen te bespreken, defensiviteit te elimineren en zeker positieven te vermelden.
Voorgaande titels
Een tandartspraktijk bestaat uit een groep werknemers met verschillende titels. Elke titel duidt het leiderschapsniveau aan dat de werknemer op kantoor heeft: de tandarts is meestal degene die toezicht houdt op de hele praktijk en de meeste beslissingen neemt, en de tandheelkundige assistenten, hygiënisten en kantoorpersoneel zijn medewerkers van de praktijk. Als de personeelsleden van hun titels afzien terwijl ze in een stafvergadering zitten, kan iedereen vrijuit spreken en gehoord worden als gelijkwaardig aan de praktijk.
Dit tandartspraktijkvergaderingsconcept elimineert ook privileges, dus een medewerker die hoger op de beslissingsschaal staat, krijgt geen favoritisme voor haar idee over het idee van een ander. Benoem een nieuwe facilitator voor elke vergadering om mogelijke desorganisatie tijdens de vergadering te helpen voorkomen.
Vermijd onderbrekingen
Tandartspraktijken worden vaak gebeld door patiënten die afspraken plannen of vragen stellen, en door verkoopmedewerkers die hun producten pitchen. Zodat iedereen kan deelnemen en hun volledige aandacht op de vergadering kan richten, deze telefoontjes naar een antwoordapparaat kan sturen en deze na de vergadering kan bijwonen. Wijzig het bericht van het antwoordapparaat om patiënten te laten weten waarom een medewerker de telefoon niet beantwoordt. Deze techniek informeert patiënten over de inspanningen van de tandartsenpraktijk om een goed werkend kantoor te behouden en te promoten. U kunt overwegen om een specifieke telefoonlijn apart te stellen van het hoofdnummer van de praktijk voor noodoproepen en een medewerker in te schakelen om die telefoon te beantwoorden als deze tijdens een vergadering overgaat.
Bespreek problemen
Het starten van de stafvergadering door het bespreken van problemen in de tandartspraktijk stelt de medewerkers in staat problemen snel te laten oplossen. Het aanpakken van eventuele problemen aan het begin van de vergadering maakt de weg vrij om andere vergaderingsdoelen te bespreken. Om werknemers aan te moedigen om te spreken over eventuele problemen die zij willen, moet de facilitator van de vergadering een lijst vermelden van gebieden waar mogelijk problemen zijn, zoals patiëntenzorg, patiëntafrekening en -betalingen, netheid op kantoor, apparatuur en kameraadschap van personeel.
Defensiviteit elimineren
Elimineer defensiviteit door ervoor te zorgen dat kritiek constructief is en niemand persoonlijk aanvalt. Een werknemer die denkt dat hij of zij wordt aangevallen, zal mondeling terugvechten, wat de productiviteit van een personeelsvergadering kan verminderen. Deze ontmoetingstechniek helpt alle aanwezigen bij het zorgvuldig luisteren naar de aan de orde gestelde kwesties.
Positieven noemen
Na het bespreken van problemen op kantoor, moet de facilitator een discussie beginnen over de goede dingen die op kantoor gebeuren. Een leuke opmerking van een patiënt met betrekking tot het personeel of de praktijk, of een taak die door een medewerker voor een ander is voltooid, zijn enkele positieve voorbeelden die u tijdens de vergadering naar voren kunt brengen. Elke positieve actie die anders onopgemerkt zou blijven, zoals een geval waarbij een mondhygiënist de instrumenten van de tandartsassistent schoonmaakt, is geschikt om te vermelden tijdens de positieve discussie.
