Hoewel het schrijven van een zakelijke brief niet altijd moeilijk is, kan het een uitdaging zijn om de regels van de bedrijfsetiquette te onthouden. Het lijkt misschien ingewikkeld om een zakelijke brief naar meerdere ontvangers te schrijven, maar u kunt dit doen met duidelijke richtlijnen. Volg de etiquette die uw brief onderscheidt als professioneel en attent terwijl u alle ontvangers op de juiste manier behandelt.
adressen
Begin uw brief door uw naam en adres bovenaan te plaatsen, samen met uw telefoonnummer en e-mailadres. Vermeld na een dubbele spatie de namen en adressen van elke ontvanger in alfabetische volgorde. Als een of meer ontvangers een brief op hetzelfde adres ontvangen, vermeld dan hun naam samen met het enkelvoudig adres waarop zij uw brief zullen ontvangen.
Gegroet
Aanhalingen veranderen niet met het aantal ontvangers. "Geachte" is van toepassing op meerdere ontvangers en wordt beschouwd als de standaardbegroeting van een zakelijke brief. Er is geen vaste regel als het gaat om het aanspreken van individuen. U kunt elke naam en individuele titel opgeven, of u kunt de titels combineren en de individuele namen opgeven. Bijvoorbeeld, "Mr. Smith and Mr. Jones" of meervoudig "de heren Jones en Smith" zijn even geschikt. Voor vrouwen, gebruik mevrouw, mevrouw of mevrouw voor elk individu, of mevrouw voor het meervoud, de laatste is steno voor Mesdames, bijvoorbeeld: "Mevr. Johnson en Miss Smith "en" Mesdames Johnson en Smith "zijn beide acceptabel.
Hoofdtext van brief
De regels voor zakelijke etiquette in de hoofdtekst van een brief waarin u de problemen aanpakt, zijn relatief eenvoudig en volgen de standaardgrammaticale regels voor Engels. Gebruik meervoudige voornaamwoorden voor het aanspreken van de groep als geheel. Als er afzonderlijke problemen zijn die u met één persoon wilt bespreken, adresseer dan een deel van de brief aan deze persoon door een directe taal te gebruiken waarmee u de actie die u uit de groep benadert, kunt scheiden. Test uw brief om ervoor te zorgen dat u de juiste grammaticale regels hebt gevolgd.
Conclusie
Bij het afsluiten van uw brief, bedank iedereen met respect voor zijn tijd en overweging. Volg deze met een sluiting die het einde van de brief markeert; dit kan "oprecht" of "met dankbaarheid" zijn. Dubbel spatie twee keer - om ruimte te laten voor uw handtekening - en dubbele spatie opnieuw voordat u aangeeft of u bijlagen hebt en naar wie ze zijn verzonden. Druk de brief af en maak er zoveel fotokopieën van als nodig. Onderteken elk exemplaar van de brief, voeg elk - samen met eventuele behuizingen - in enveloppen die zijn geadresseerd aan individuele ontvangers en verstuur.
