In de periodetoerekening worden opbrengsten vergeleken met de kosten die zijn gebruikt om ze te genereren en worden ze geboekt wanneer ze worden gemaakt, ongeacht wanneer er contanten worden uitgewisseld. Dit leidt tot een behoefte aan dubbel boekhouden waarbij elke transactie ten minste één credit en één debet in de boeken heeft. De ingevoerde gegevens in dit systeem worden journaalboekingen genoemd. Als u een factuur wilt journaliseren in de boekhouding, moet u weten hoe de transactie de verschillende accounts in uw organisatie beïnvloedt.
Basisprincipes voor dubbele boekhoudingen
Dubbel boekhouden is gebaseerd op de premisse dat activa altijd gelijk zijn aan de verplichtingen plus het eigen vermogen van het bedrijf. Tot de activa kunnen geldmiddelen en kasequivalenten, gebouwen, uitrusting, investeringen en meer behoren. Verplichtingen zijn bedragen die uw bedrijf verschuldigd is, zoals tegoeden bij leveranciers, saldi op leningen, doorlopende rekeningsaldi en zelfs betalingen in de schikking. Het eigen vermogen van het bedrijf is het verschil tussen de activa en de verplichtingen en wordt beïnvloed door inkomsten en uitgaven.
Opbrengsten verhogen het eigen vermogen en kosten verminderen het. Negatieve equity betekent dat uw bedrijf meer te danken heeft aan haar eigendom. Bij double-entry accounting worden accounts in een balans gehouden waarbij debet altijd gelijk is aan credits. De normale saldi voor activarekeningen zijn debiteringen. Normale saldi voor verplichtingen en eigen vermogen zijn credits. Aangezien inkomsten het eigen vermogen verhogen, is het normale saldo ook een krediet, terwijl uitgaven debet zijn. Op deze manier blijft de vergelijking in evenwicht.
Inzicht in de crediteurenfunctie
Om een factuur te journaliseren, moet u de rekening al in uw boekhouding hebben ingevoerd. U doet dit met de crediteurenrekening, die de bedragen vertegenwoordigt die uw bedrijf verschuldigd is aan andere partijen uit de normale bedrijfsvoering. Mogelijk hebt u een factuur of factuur ontvangen van bijvoorbeeld het verwerven van een activum of het maken van een onkostenvergoeding. U zou de rekening opnemen wanneer u deze ontvangt als een te betalen rekening, ook al is de uiterste betaaldatum niet nog eens 15, 30 of 60 dagen verschuldigd.
Voorbeelden voor het journaliseren van een rekening betalen in de financiële administratie
Stel dat u een factuur ontvangt voor de aankoop van $ 50.000 aan goederen die u zult doorverkopen. Deze handelswaar is inventaris, een voordeel van uw bedrijf. U zult deze factuur opnemen als een debitering van de voorraad en een creditering van de crediteurenadministratie.
U ontvangt de elektriciteitsrekening van deze maand voor een bedrag van $ 850. Elektriciteit is een kostenpost. U debiteert de kostenrekening voor de utilities en crediteurenadministratie.
Wanneer de factuur of factuur wordt betaald, is dit van invloed op crediteuren en contanten. Omdat u de aansprakelijkheid van crediteuren vermindert, is dit de debetzijde van de transactie. U verlaagt de geldmiddelen, dus u gaat geld opnemen. In het onderstaande voorbeeld gaan we ervan uit dat we betalingen voor beide facturen betalen in onze vorige journaalboekingen.
Kortom, u registreert de factuur of factuur door een actief- of een kostenrekening te debiteren en crediteuren te crediteren. Wanneer u de rekening betaalt, debiteert u crediteuren en beltegoed.
