Gecertificeerde e-mail kan serieuze zaken betekenen, vooral als u een bedrijfseigenaar bent. Omdat brieven of pakketten die met gecertificeerde post worden bezorgd, een handtekeningbevestiging van ontvangst mogelijk maken, wordt de service begunstigd door de belastingdienst, crediteuren en consumenten die willen verifiëren dat een artikel is ontvangen en dat het heeft ondertekend. Als u een aangetekende brief ontvangt, overweeg dan om er onmiddellijk voor te tekenen om potentiële problemen waarmee uw bedrijf zo snel mogelijk te maken kan krijgen, aan te pakken. Als onmiddellijk opnemen niet beschikbaar is, kan het volgen van de brief u helpen bepalen wie de brief heeft verzonden.
Controleer het perzikkleurige formulier
Gecertificeerde e-mail vereist een handtekening bij levering en op basis van de opties die door de afzender zijn geselecteerd, kan een mandaat worden verleend dat alleen de geadresseerde kan ondertekenen voor de brief. Als een brief bij uw bedrijf aankomt wanneer u niet beschikbaar bent, zal de postbode een kopie van formulier 3849 achterlaten, gewoonlijk de "perzikkleurige vorm" genoemd, in plaats van de letter. Dit formulier biedt belangrijke informatie van de zending en stelt u in staat om een herlevering in te plannen. Als het volledig is ingevuld, wordt de naam van de afzender weergegeven in de rechterbovenhoek van oudere versies van het formulier. Nieuwere versies van Formulier 3849 bevatten ook de verzendinformatie bovenaan.
Bel het postkantoor voor antwoorden
Neem contact op met uw lokale postkantoor als Form 3849 niet correct is ingevuld en informeer naar de brief in kwestie. Leg uit dat formulier 3849 niet volledig is ingevuld en vraag wie de afzender is. Als om bezorgrestricties werd verzocht, kan de griffier weigeren om extra details te verstrekken via de telefoon vanwege privacykwesties. Vraag of een persoonlijke inspectie voor de geverifieerde ontvanger is toegestaan voordat de levering wordt geaccepteerd. In sommige gevallen kan een zending alleen het adres van de afzender bevatten en geen naam.
Volg de brief
In gevallen waarin een afzendernaam niet beschikbaar is via de USPS, moet formulier 3849 u een artikel of streepjescodenummer voor de gecertificeerde mailing verstrekken. Dit nummer staat voor de trackinginformatie die wordt weergegeven op de streepjescode van de gecertificeerde e-mail op de brief of het pakket. Nadat u het nummer hebt, gaat u naar www.usps.com en klikt u op 'Volgen en beheren'. Voer het trackingnummer in en bekijk de geschiedenis. Het logboek geeft u de mogelijkheid om te zien waar het artikel is verzonden, waardoor u potentiële verladers in een mum van tijd kunt isoleren. Nadat de brief is ondertekend voor, wordt de naam van de ontvanger ook weergegeven in het verzendlogboek.
Gebruik Informed Delivery
Een service die door de USPS in 2017 is geïntroduceerd - een geïnformeerde levering - kan thuisbedrijven helpen om toekomstige leveringen voor te blijven. Met de service kunnen residentiële klanten zich aanmelden voor een dagelijkse digest-e-mail met afbeeldingen van brieven die zijn gepland voor bezorging op een bepaalde dag. Vanaf januari 2018 is de service beperkt tot letters gesorteerd op geautomatiseerde machines. Gecertificeerde letters die niet handmatig hoeven te worden gescand, worden gescand en in de afbeeldingen weergegeven. Als een retouradres op de voorkant van de envelop wordt afgedrukt, kunt u het lezen.
