De beleids- en proceduredocumenten van een bedrijf vormen een sleutelfactor voor het behoud van efficiëntie, consistentie en duidelijke communicatie. Sommige bedrijven kiezen ervoor individuele documenten te maken voor verschillende procedures, terwijl anderen alle beleidsregels en procedures verzamelen in één handleiding die ze aan elke medewerker presenteren. Goed gedocumenteerde beleidslijnen en procedures bieden voordelen voor werknemers, klanten en het bedrijf.
Verwachtingen instellen
Bedrijfsbeleid stelt vaak verwachtingen voor het gedrag van werknemers op onderwerpen als aanwezigheid, tijdigheid, kledingvoorschriften, veiligheidsvoorschriften en meer. Beleids- en proceduredocumenten leggen vaak de verantwoordelijkheid van het bedrijf aan zijn werknemers uiteen, waaronder het inhuren van gelijke kansen, vakantie en ziekteverlof, familieverlof, etc. Arbeidscontacten en aanbiedingsbrieven kunnen verwijzen naar het bedrijfsbeleid en procedurehandboek (of medewerkershandboek) en vermelden dat de werknemer stemt ermee in zich te houden aan de regels uiteengezet in de handleiding. Sommige bedrijven vereisen dat nieuwe werknemers een formulier ondertekenen dat aangeeft dat zij de handleiding hebben ontvangen.
Stimuleer efficiëntie
De meest efficiënte manier om een doel te bereiken, is de ultieme basis van bedrijfsprocessen. Dit is misschien niet de gemakkelijkste of snelste manier, maar het is de minst arbeidsintensieve manier om het doel te bereiken zonder aan kwaliteit in te boeten, risico's te lopen of wettelijke vereisten te negeren. Theoretisch, als elke medewerker de ingestelde procedure voor elke taak volgt, zal het bedrijf elke keer op de meest efficiënte manier aan alle doelen voldoen. In werkelijkheid is de voorkeursprocedure misschien niet altijd mogelijk, dus veel processen bevatten zelfs een specifiek beleid over hoe om te gaan met een dergelijke situatie. Dit kan goedkeuring van een hoger niveau of eenvoudigweg extra documentatie omvatten.
Consistentie bevorderen
Consistentie genereert over het algemeen efficiëntie. Wanneer mensen de dingen elke keer op dezelfde manier doen, kunnen ze uiteindelijk het proces in een kortere tijd voltooien, wat betekent dat ze meer werk in dezelfde hoeveelheid tijd kunnen doen. Consistentie zorgt ook voor vertrouwen. Consistente methoden verzekeren klanten dat het bedrijf tijdens elke interactie met dezelfde zorg en precisie zal omgaan. Consistentie helpt werknemers en klanten om te weten wat ze kunnen verwachten als ze worden geconfronteerd met een bepaalde situatie.
Blijf legaal
Wetten, regelgevende instanties of verzekeringsmaatschappijen vereisen dat bedrijven bepaalde processen en procedures documenteren en distribueren. De meeste staten eisen bijvoorbeeld dat bedrijven een vast proces hebben voor het afhandelen van schadevergoedingsclaims voor werknemers en om ervoor te zorgen dat alle medewerkers weten hoe het proces werkt. Verzekeringsmaatschappijen en regelgevende instanties zoals OSHA vereisen dat bedrijven het veiligheidsbeleid gedetailleerd beschrijven, vooral in een productieomgeving. Door deze informatie op te nemen in een proces- en proceduredocument, kan het bedrijf aan de distributievereisten voldoen.
Effectief communiceren
Een bedrijf heeft mogelijk veel werknemers, meerdere locaties en / of werknemers die verschillende diensten gebruiken. Medewerkers zullen het bedrijf verlaten en nieuwe werknemers zullen toetreden tot het bedrijf. De eenvoudigste manier om verwachtingen en processen over te brengen aan alle medewerkers zonder iemand te missen, informatie achter te laten of inconsistent te zijn, is het schrijven en verspreiden van een formeel beleids- en proceduredocument. Door ervoor te zorgen dat iedereen toegang heeft tot dezelfde informatie, kan het bedrijf ook worden beschermd tegen ongegronde verkeerde beëindigingspakken.
