De sleutel tot het schrijven van sterke procedures en beleidsregels is om de documenten onbuigzaam genoeg te maken om de regels van de organisatie te documenteren, maar flexibel genoeg om gemakkelijk gevolgd te kunnen worden, meestal zonder afwijking, aangezien je elke kleine beweging van je ontworpen pad moet documenteren. In veel organisaties kunt u procedures en beleidsregels horen die worden aangeduid als SOP's of standaard operationele procedures. Deze documenten vormen de ruggengraat voor een organisatie, dus het goed schrijven van deze documenten helpt het bedrijf op koers te houden en ervoor te zorgen dat standaardprocedures op dezelfde manier worden uitgevoerd door alle medewerkers. Als u in een gereguleerde industrie werkt, zoals farmaceutische of biotechbedrijven, zijn sterke SOP's absoluut cruciaal voor het succes van uw bedrijf, aangezien de Food and Drug Administration deze documenten als eerste bekijkt bij elke audit.
Maak een schets van alle procedures en beleidslijnen die uw organisatie nodig heeft. Het maken van een korte schets van procedures en beleid helpt u bij het organiseren van uw schrijven. Het groeperen van het beleid en de procedures per afdeling kan u helpen uw gedachten te ordenen. Organiseer de omtrek met de belangrijkste documenten aan het begin, zodat u prioriteit kunt geven aan het opstellen van de SOP's. Je moet tenslotte ergens beginnen en beginnen met de belangrijkste middelen om dit in ieder geval te doen. Mogelijk moet u deze eerste documenten opnieuw bezoeken nadat het ondersteunen van SOPS is geschreven. Het is absoluut noodzakelijk dat SOPS niet conflicteren met elkaar.
Breek de afzonderlijke procedures en het beleid door naar de afzonderlijke taken die betrokken zijn bij het invullen van elk document. Voeg in uw overzicht subtaken toe voor elk document, zodat de stappen duidelijk, logisch en in volgorde zijn. Op deze manier schrijven de documenten zichzelf bijna. Voeg echter alleen de breedste stappen toe. Als je je SOPS te gedetailleerd schrijft, is er een te grote kans op afwijkingen. Geen goede zaak.
Interview de medewerkers die de taken uitvoeren. Laat de waardevolle input van de medewerkers die momenteel aan het werk zijn niet over het hoofd. De SOP's zouden moeten documenteren hoe de dingen worden gedaan en dit zijn de mensen op de hoogte. Dus, vraag de werknemers en niet de managers om een aantal ontwerpdocumenten te maken. Ze kunnen altijd worden versterkt door een technisch schrijver.
Vul uw overzicht in met meer gedetailleerde procedures die uw personeel moet volgen. Het is het beste om het eenvoudig te houden bij het schrijven van beleid en procedures. Het is ook algemeen geaccepteerde praktijk om te schrijven op het vijfde niveau van de Verenigde Staten - dit betekent dat een vijfde nivelleermachine elk woord moet kunnen lezen en begrijpen.
Bepaal wie de procedures en het beleid zal ondertekenen. Afmelden moet een aantal namen op hoog niveau bevatten, zodat de bazen zich bewust zijn van hoe dingen worden gedaan. Sommige organisaties voeren elk beleid en elke procedure uit via de personeelsafdeling of hun juridische afdeling om te voorkomen dat er wetten worden overtreden.
Bel een beoordelingsvergadering om alle ondertekenaars in één ruimte te verzamelen om het beleid te bespreken. Als het enigszins mogelijk is om alle partijen bij elkaar te brengen in een ruimte om een discussie over een specifiek beleid te voeren, zal het document in een veel sneller tempo worden doorgestuurd dan wanneer het wordt doorgegeven en om commentaar wordt gevraagd. Als u de dingen echt wilt versnellen, stelt u een doel om de SOP aan het einde van de vergadering af te melden.
Ondertekenen, datum, versiebeheer en circuleren de gefinaliseerde procedures en beleidsregels. Overweeg elke medewerker een werknemershandboek te geven dat indien nodig kan worden bijgewerkt met de herziene documenten. Maak in feite een beleid en procedure voor de afhandeling van de notebooks, inclusief het periodiek controleren van de werknemershandboeken om ervoor te zorgen dat alle medewerkers up-to-date zijn.
Controleer de bestaande goedgekeurde SOP's volgens een schema. Elke SOP moet jaarlijks of ten minste tweejaarlijks worden herzien om er zeker van te zijn dat de werkwijzen en het beleid niet zijn gewijzigd. Zorg ervoor dat u nieuwe handtekeningen en datums krijgt, zodat er bij een audit een duidelijke papieren versie van de vorige versies is.
Tips
-
Standaardprocedures worden vaak over het hoofd gezien door kleine bedrijven, maar ze zijn van vitaal belang om de gezondheid van het bedrijf te waarborgen.
