Zakelijke communicatie van welk type dan ook heeft impact op uw publieke imago. Het is belangrijk om uw bedrijfsbericht zorgvuldig te plannen om er zeker van te zijn dat uw communicatie effectief en zinvol is. Lukraak zakelijke communicatie in de media zetten zonder zorgvuldige planning kan negatieve publiciteit veroorzaken als uw boodschap verkeerd wordt begrepen.
Items die je nodig hebt
-
Tekstverwerkingsprogramma
-
internet toegang
Bepaal het doel van uw bericht. Communiceert u een verkoopbericht of een privébericht aan een andere bedrijfseigenaar? Schrijft u een artikel voor uw bedrijfsnieuwsbrief of een persbericht? Misschien schrijf je een toespraak die je op een trainingsseminar zal afleveren. Het doel van uw artikel zal helpen bij het bepalen van uw indeling in de volgende stap.
Bepaal op basis van het doel van uw bericht een goed formaat voor uw bericht. Communicatie met een andere ondernemer kan de vorm van een zakelijke brief aannemen. Een nieuwsbriefartikel of een persbericht zou beide in de vorm van een artikel moeten zijn en een toespraak zou iets meer conversational in format moeten zijn dan een geschreven artikel. Denk aan uw publiek en hoe uw boodschap het beste kan worden gecommuniceerd.
Maak een opsommingsteken van de informatie die u in uw bericht wilt communiceren. Zorg ervoor dat u achtergrondinformatie opneemt die uw publiek nodig heeft om de impact van uw bericht volledig te begrijpen. Als u bijvoorbeeld een persbericht schrijft, moet u misschien wat basisinformatie over uw bedrijf opnemen en wat u doet ten behoeve van lezers die niet bekend zijn met uw bedrijf.
Bepaal de toon en stem van uw bericht. Reclame-berichten moeten minder formeel van toon zijn dan een toespraak of een zakelijke brief. Je doelgroep zal ook invloed hebben op de toon en de stem van je bericht. Een toespraak voor een groep collega-professionals op een congres kan gebruikmaken van gespecialiseerde terminologie in de industrie, terwijl een soortgelijke toespraak voor het grote publiek de termen van leek zou gebruiken.
Schrijf uw bericht op, waarbij u uw toon, indeling en dialoog in gedachten houdt. Probeer uw informatie in een logische volgorde te presenteren en op een manier die logisch is voor uw doelgroep.
Controleer wat je hebt geschreven voor spelling en grammaticale fouten. Herzie eventuele lastige zinnen of paragrafen. Lees uw communicatie voor meer informatie en controleer alle feiten waarvan u niet zeker bent. Het kan helpen om uw bericht hardop te lezen of om een ander persoon uw materiaal te laten beoordelen. Mogelijk verzamel je stukken die onduidelijk zijn of meer moeten worden bewerkt.
Publiceer uw bericht. Een toespraak of artikel kan slechts één keer worden uitgebracht of gepubliceerd, maar een persbericht moet mogelijk worden ingediend bij meerdere mediakanalen.
Houd je vinger op de impact y
Tips
-
Als u een toespraak schrijft, moet u rekening houden met het tijdschema voor het presenteren van uw materiaal. Tijd uzelf terwijl u het hardop leest in een normaal tempo om er zeker van te zijn dat uw boodschap goed in de tijd past.
Waarschuwing
De best geplande zakelijke communicatie kan nog steeds misgaan. Wees voorbereid op schadebeperking als je bericht door je publiek verkeerd is begrepen door een nieuw bericht vrij te geven dat je punten verduidelijkt.
