Bedrijfsgegevens bijhouden. Het correct bijhouden van bedrijfsdocumenten kan van cruciaal belang zijn voor het succes van uw organisatie. Volg deze stappen.
Items die je nodig hebt
-
Computer met internettoegang
-
Vulsysteem
Begrijp wat corporate records zijn
Houd een duidelijk en efficiënt overzicht van zakelijke beslissingen door het gebruik van vergaderminuten en andere gemaakte aantekeningen. Bedrijfsdocumenten omvatten alle belangrijke documenten met betrekking tot uw bedrijf, van contracten tot zakelijke huurresoluties tot goedkeuringsformulieren voor onroerendgoedlease.
Weet dat het bijhouden van bedrijfsdocumenten niet het karwei is dat het lijkt te zijn wanneer u voor het eerst een bedrijf start. In de toekomst zal u naar deze gegevens verwijzen om de bedrijfsdoelen, de inbreng van partners en zelfs om interne geschillen over de bedrijfsrichting en -missie te regelen.
Leg alle belangrijke zakelijke beslissingen vast. Als je het niet zeker weet, neem het dan op. Met moderne scanmogelijkheden en off-site papierbeheer is het goed om dikke, vlezige bestanden te hebben als records van zakelijke vergaderingen. Een grondige inhoudsopgave zal in de toekomst tijd besparen wanneer de informatie nodig is.
Weet wanneer je moet opnemen
Noteer de notulen van de jaarlijkse aandeelhoudersvergaderingen en bestuursvergaderingen, zelfs wanneer deze plaatsvinden tijdens een telefonische vergadering of via internet. Deze zijn over het algemeen minder formeel dan interne vergaderingen, maar dit is vaak het punt waar de beste ideeën over worden geschreven.
Weet dat resoluties, of die nu tussen partners zijn of die worden bepaald door de werknemers van het bedrijf, alleen zo sterk zijn als het papier waarop ze zijn geschreven. Mondelinge afspraken hebben weinig invloed op de bedrijfsomgeving, waardoor bedrijfsregistratie zo belangrijk is.
Tips
-
Het bijhouden van een handleiding voor bedrijfsdocumenten op kantoor helpt iedereen die is aangewezen als bewaarder om de minuten goed te noteren en te indexeren. Wanneer de records off-site moeten worden verzonden, bewaar kopieën op kantoor en op een brandvrije locatie buiten de locatie. De tijd die u besteedt aan het bijhouden van een bedrijfsrecordboek, hangt meestal af van de grootte van het bedrijf. Grote bedrijven moeten mogelijk een medewerker in dienst nemen om dossiers af te handelen. Kleine bedrijven kunnen zich vaak redden door een uurtje of zo per week te besteden aan het bijwerken van de records.
Waarschuwing
Denk niet dat je geen tijd hebt om je zakelijke besluitvorming goed vast te leggen. Het bijhouden van een goed geïndexeerd bedrijfsbestandenboek kan u tijd en geld besparen en kan u misschien redden wanneer u in de toekomst te maken krijgt met procederen. Een bedrijfsrecordboek bevat vertrouwelijke informatie die essentieel is voor uw bedrijf. Neem het nooit mee naar huis of verwijder het op een andere manier van de werkplek. U wilt niet aansprakelijk zijn voor het verlies ervan.
