Productinventarisbeslissingen kunnen een raadspel zijn voor ondernemers. Te veel voorraad kost veel geld, en te weinig geld kan net zo duur zijn als klanten elders gaan winkelen. Elk productgericht bedrijf moet goed letten op het voorraadbeheer. Het gebruik van QuickBooks Pro om voorraad bij te houden kan manieren bieden voor bedrijfseigenaren om nauwkeurige en up-to-date records bij te houden met informatie over hoeveelheden, kosten en verkopen. Trackingvoorraad in QuickBooks Pro stelt bedrijfseigenaren ook in staat herordeningsherinneringen in te stellen en inkooporders te creëren wanneer de voorraad het opgegeven bestelpunt bereikt.
Leveranciersinformatie toevoegen en bijwerken. Voeg eventuele leveranciers toe die nog niet in uw leverancierslijst voorkomen door "Nieuwe leverancier" te selecteren op het tabblad "Leveranciers" in het hoofdmenu van QuickBooks Pro. In het venster "Nieuwe leverancier" voegt u contactgegevens van leveranciers toe op het tabblad "Adresgegevens" en uw accountnummer en kredietlijninformatie op het tabblad "Aanvullende informatie". Update indien nodig informatie voor huidige leveranciers.
Voorraadcontrole inschakelen en inventarisvoorkeuren instellen. Als u de voorraad niet eerder hebt bijgehouden, is deze functie mogelijk niet actief omdat dit geen standaardinstelling is in QuickBooks Pro. Selecteer "Voorkeuren" in het tabblad "Bewerken" van het QuickBooks Pro-hoofdmenu en selecteer vervolgens "Items & inventaris" in de lijst aan de linkerkant van het venster "Voorkeuren". Selecteer het tabblad 'Bedrijfvoorkeuren' en plaats een vinkje in het eerste vakje om inventaris volgen in te schakelen. Stel opties in voor het opnieuw ordenen van herinneringen en waarschuwingen voor dubbele bestellingen.
Maak inventaris items. Maak een record om elk item dat u in de voorraad wilt opnemen te beschrijven en koppel dit aan het betreffende inkomstenrekening. Selecteer 'Lijsten' in het QuickBooks Pro-hoofdmenu, selecteer vervolgens 'Itemlijst' en druk op de knop 'Item-Nieuw' linksonder in het scherm om het venster 'Nieuw item' te openen. Voeg als volgt informatie over het voorraaditem toe:
Type: "Voorraaddeel" Bestelinformatie: artikelnaam / nummer en het onderdeelnummer van de fabrikant Aankoopinformatie: groothandel, voorkeursleverancier en een beschrijving van het artikel dat op inkooporders zal verschijnen Verkoopinformatie: detailhandelsprijs, de inkomstenrekening die u zult gebruiken gebruik voor tracking, zoals Verkoop, en een beschrijving die op verkoopbevestigingen verschijnt Voorraadinformatie: laat dit gedeelte leeg omdat het automatisch wordt bijgewerkt wanneer u het item in de voorraad invoert
Voer voorraaditems in. Dit is waar u inventaris maakt en begint te volgen. Selecteer 'Items ontvangen' op het tabblad 'Leverancierscentrum' in het snelmenu van QuickBooks om voorraaditems in te voeren waarvoor u al hebt betaald, zoals historische gegevens voor voorraadartikelen die bij de hand zijn vanaf de datum waarop u de voorraad bij QuickBooks Pro begint te volgen. Selecteer het voorraaditem in de vervolgkeuzelijst "Artikel" en vul de hoeveelheid in. De resterende velden, inclusief beschrijving, kosten en hoeveelheid, worden automatisch voor u ingevuld.
Als u items invoert in een voorraad waarvoor een betaling vereist is, selecteert u "Items ontvangen en een factuur invoeren". Selecteer het voorraaditem in het vervolgkeuzemenu "Artikel" en voer een hoeveelheid in. De overige velden omvatten leverancier, betalingsvoorwaarden, bedrag, vervaldatum en informatie over het inventarisitem wordt automatisch ingevuld.
Tips
-
Wanneer u inventaris volgen inschakelt, voegt QuickBooks Pro drie nieuwe accounts toe aan uw rekeningschema: inventariswaarde, verkochte kosten en inventarisaanpassing.
Om nauwkeurigheid te garanderen, is het een goed idee om een fysieke inventaris uit te voeren voordat u items in de voorraad invoert.
Waarschuwing
QuickBooks Pro heeft een venster "Voorraadcorrectie" om te gebruiken bij het aanpassen van verschillen in fysieke voorraadtellingen. Gebruik dit venster niet om nieuwe voorraad te registreren.
