Om effectief een medische frontoffice te beheren, of het nu gaat om een kleine praktijk of een grote kliniek, moeten uitgebreide, duidelijke procedures worden ontwikkeld en geïmplementeerd die de nodige taken en verantwoordelijkheden aanpakken. Office-procedures moeten de taken van verschillende medewerkers benadrukken, zoals beschrijven wat receptionisten moeten doen wanneer het kantoor wordt geopend en gesloten. U moet begrijpen hoe het medische kantoor werkt om de procedures naar behoren aan te passen.
Basics
Office-procedures moeten uitdragen hoe om te gaan met klanten. Relevante onderwerpen zijn standaard klantgroeten (bijvoorbeeld persoonlijk en via de telefoon), het management ontevreden of boze klanten, vertrouwelijkheid van klanten (bijv. HIPAA-voorschriften), evenals het instellen van afspraken en meldingen. Sterke klantenservice vaardigheden zijn vereist voor de meeste medische kantoormedewerkers. De procedures moeten dus een onderscheid maken tussen "goede" en "inadequate" klantenservice. Standaardprocedures in geval van een noodgeval of natuurramp, zoals een brand of overstroming, zijn nodig. Maak een apart werknemershandboek om het beleid te bespreken over kledingvoorschriften, aanwezigheid, seksuele intimidatie, salarisadministratie, vakantie en voordelen.
archief
Een succesvol medisch kantoor beheert zijn patiëntendossiers efficiënt. Back-upprocedures moeten verplicht zijn voor papierloze kantoren (bijv. Met patiëntinformatie die online of op een computerprogramma is opgeslagen). De frontofficevertekening moet uitleggen hoe u klantrecords kunt maken, bijwerken en opslaan. De handleiding moet ook procedures bevatten over hoe u records inactief kunt maken, zoals wanneer patiënten bewegen. Een ander belangrijk aspect heeft betrekking op artsenkalenders. Door bijvoorbeeld elk uur twee patiënten te plannen, kan een arts 20 tot 30 minuten vrije tijd hebben. De procedures moeten uitleggen hoe u een passend aantal patiënten op uur- en dagbasis kunt plannen. Procedures kunnen ook een standaard manier zijn om onderzoeksruimten toe te wijzen.
Billing
Voorafgaande medische kantoorprocedures moeten gedetailleerd beschrijven hoe de betaling van patiënten moet worden geïncasseerd. Als een patiënt een verzekering gebruikt, moeten de procedures uitleggen welke informatie nodig is om de verzekering te verifiëren en zo nodig een eigen bijdrage te innen. In de procedures moet worden uitgelegd of betaling moet worden verkregen vóór of na het bezoek wanneer een patiënt uit eigen zak betaalt. Beschrijf ook de noodzakelijke stappen om tijdige terugbetaling van verzekeringsclaims te krijgen. Leg bijvoorbeeld uit wie de medische procedures voor patiëntendossiers en facturering codeert of identificeert. Procedures moeten specificeren hoe om te gaan met achterstallig rekeningen, zoals die welke nog 6 maanden of 1 jaar openstaan.
