Kantoorcommunicatie kan in de eerste plaats worden gestuurd door elektronische post en instant messaging, maar bijna elk kantoor ontvangt en verwerkt nog steeds een enorme hoeveelheid papierwerk. Volgens de Amerikaanse Environmental Protection Agency verwerkt de gemiddelde kantoormedewerker jaarlijks ongeveer 10.000 vellen papier, of gemiddeld ongeveer twee kilo papier en kartonproducten per dag. Betere office mail-management procedures kunnen een lange weg afleggen naar een vlotte doorstroming van interne en externe communicatie.
Adequaat personeel aanwijzen
Zelfs kleine bedrijven kunnen er baat bij hebben één persoon aan te wijzen om alle inkomende en uitgaande e-mail te verwerken om ervoor te zorgen dat niets verloren gaat of verkeerd wordt geleid op weg naar zijn bestemming. Hoe groter de organisatie, des te meer personeelsleden moeten worden toegewezen voor het ontvangen, verzamelen, distribueren en verzamelen van alle bedrijfspost en -pakketten. Aangezien e-mail een steeds populairder wordende keuze wordt voor communicatie en distributie van officiële documenten, kan het verwerken van papieren e-mail slechts een deel zijn van de functiebeschrijving van een medewerker, afhankelijk van het volume van e-mail dat via de gebruikelijke zakelijke communicatiekanalen gaat. Voor commerciële leveringen (bijv. UPS, FedEx, DHL) is de receptioniste in het algemeen de beste persoon om inkomende pakketten te ontvangen en te ondertekenen vanwege haar toplocatie. Het is meestal geen goed idee om alle andere taken voor mailbeheer aan de receptioniste over te dragen, omdat die verantwoordelijkheid vaak zou vereisen dat ze haar bureau voor langere tijd onbeheerd achterlaat.
Maak Mail-Distribution Flow Charts
Managers en werknemers die verantwoordelijk zijn voor de distributie van e-mail, moeten samenwerken bij het ontwikkelen van richtlijnen - gebruikmakend van stroomdiagrammen, checklists of in welke indeling uw bedrijf zich het meest op hun gemak voelt - dat alle werknemers, met name de medewerkers die toezicht houden op het verspreiden en verzamelen van e-mails, zullen volgen. Er moet rekening worden gehouden met elke stap van het verzamelen van post: het ophalen van de post in het centrale verzamelcentrum (een postbus, postbode, postkantoor, pakketbezorgers of een conventionele mailbox); collationering op een specifieke locatie in het kantoor die uitsluitend is aangewezen voor postsortering; distribueren naar afdelings- of individuele postbussen of handmatig leveren naar elk kantoor; uitgaande post verzamelen en ervoor zorgen dat alle uitgaande post op de juiste manier wordt geadresseerd en afgestempeld; en houden het postverzamel / sorteergebied netjes en volledig gevuld.
Zorg voor noodzakelijke benodigdheden
Zorg ervoor dat het postverzamel / distributiestation over alle benodigdheden beschikt die de medewerker nodig heeft om zijn werk te doen. Als uw bedrijf groot genoeg is om de distributie van e-mail efficiënter te laten verlopen via een centrale locatie, richt u een stevige organisator voor post / documenten of een postsorteerder met veel cubbyholes voor elke afdeling of elk personeelslid en geeft u een duidelijk label. Afdelingen vereisen grotere hokjes dan personen, dus geef ze voldoende ruimte.Houd een goed gevulde kast of bureau met tape rollen en tape dispensers; verpakkingsmateriaal; enveloppen; retourneer labels in verschillende formaten voorbedrukt met het adres van uw bedrijf; mailinglabels in verschillende formaten, voorbedrukt met een aantal van de meest voorkomende e-mailbestemmingen van uw bedrijf; tijd- en datumstempels; een pakketschaal; pennen; markers; opslagbakken; en een kleine steekwagen of dolly. Vergeet niet om een shredder en recyclingbakken van industriële grootte te gebruiken. Als uw bedrijf meer e-mail doorneemt dan één persoon kan versnipperen of recyclen, overweeg dan om samen met een extern documentbeheer / recyclingbedrijf het werk voor u af te handelen.
Blijf op de hoogte van alle inkomende en uitgaande post
Maak een e-mailbeheersysteem om alle inkomende en uitgaande e-mail te volgen. Als uw bedrijf alleen u en een assistent is, kunt u deze stap overslaan, maar als u toezicht houdt op een grote afdeling of een bedrijf met tientallen werknemers, maakt u een systeem dat de datums bijhoudt waar de e-mail binnenkomt en, indien nodig, voor wie. Het is vooral belangrijk om deze systemen te maken als uw bedrijf veel gevoelige juridische documenten en pakketten ontvangt. Items raken zelfs in kleine kantoren vaker verloren dan je zou denken; het is het beste om deze frustrerende situaties te vermijden door bijvoorbeeld een standaard Excel-spreadsheet te maken dat laat zien wanneer een pakket binnenkwam en werd geclaimd door de ontvanger of vertegenwoordiger.
