Conferentiegesprekken bieden een handige oplossing om uw team samen te brengen om een project te bespreken, bijgewerkte informatie te ontvangen en consensus te bereiken. Veel bedrijven hebben conferentieservicebedrijven gecontracteerd en deze bedrijven kunnen speciale telefoonnummers en toegangscodes voor personeel verstrekken, samen met een webhulpprogramma dat teleconferentievergaderingen plant en meldt. Een toegewezen teleconferentienummer biedt flexibiliteit bij het houden van conferentiegesprekken op elk gewenst moment en vergadermeldingen kunnen aan deelnemers worden gemaild. Budget- of gratis telefonische vergaderdiensten voor kleine bedrijven kennen op het tijdstip van de planning een teleconference-nummer toe, dus het plannen van een vergadering online vereist een minimale planning.
Toegewijde conferentielijn
Open een nieuw e-mailbericht of een vergaderverzoek (als uw e-mailtoepassing over deze functie beschikt, zoals Microsoft Outlook). Typ de e-mailadressen van de deelnemers in het gedeelte 'Aan' of 'Deelnemers'. Typ het onderwerp van de vergadering in de regel "Onderwerp".
Typ de volgende informatie in de hoofdtekst van het e-mailbericht of gebruik de automatische velden in het vergaderverzoek: Datum vergadering Tijd vergadering vergadering (inclusief tijdzone) Einde vergaderingstijd (inclusief tijdzone) Inbelnummer (uw speciale telefoonnummer voor vergadering) Conferentiecode (indien van toepassing, voor deelnemers om toegang te krijgen tot de conferentie)
Open het planningsgedeelte van de vergaderverzoek en gebruik het vervolgkeuzemenu naast elke deelnemer om aan te geven of ze verplicht zijn of optionele deelnemers (de meeste programma's hebben bezoekers standaard ingesteld zoals vereist). Als planningen online beschikbaar zijn, controleert u of uw vereiste deelnemers beschikbaar zijn tijdens het gewenste tijdsbestek en de gewenste datum.
Voeg een agenda of vergaderingsmateriaal bij door op de knop "Bijlagen" op de werkbalk van uw e-mail te klikken. Typ desgewenst een bericht in de hoofdtekst van uw e-mail, na de details van de telefonische vergadering. Klik op de knop "Verzenden" om uw kennisgeving van de vergadering te verzenden.
Een conferentiegesprek plannen met behulp van het webhulpprogramma
Meld u aan bij uw conferentieserviceaccount, zoals Premiere Conferencing, Go To Meeting of Free Conference.
Klik op de optie "Conferentie plannen". Selecteer uw vergaderdatum, start tijd en eindtijd (of duur) en het verwachte aantal aanwezigen. Typ het onderwerp van uw vergadering in het veld "Onderwerp". Selecteer het type conferentiegesprek door op de optie "Gratis conferentie" of "Vergadering direct kiezen" te klikken.
Bekijk de nauwkeurigheid van de informatie en klik op de knop "Planning". Druk de bevestigingspagina af voor details van het conferentiegesprek of sla de informatie op uw computer op.
Klik op de optie om een e-mailmelding te sturen naar uw deelnemers. Typ de namen en e-mailadressen van de deelnemers in de bijbehorende velden. Klik op de knop "Verzenden" om een bericht naar uw deelnemers te verzenden met inbelinstructies en een bevestiging naar uw e-mailadres.
Tips
-
Vraag de deelnemers om te bevestigen dat ze deelnemen aan de telefonische vergadering - ze kunnen bevestigend antwoorden op uw e-mailbericht of op de knop "Accepteren" klikken in uw melding om een vergaderverzoek in te dienen. Stuur een e-mail ter herinnering en eventuele aanvullende informatie de dag voor uw vergadering. Wanneer u een conferentiegesprek plant met behulp van de webtool, verlengt u de duur of eindtijd en wijst u een of meer deelnemers toe dan gepland, om uzelf flexibiliteit te geven. In de conferentieservice wordt u meestal alleen het aantal deelnemers en het daadwerkelijke aantal minuten in rekening gebracht.
Waarschuwing
Voorkom verwarring door de gegevens van de vergadering te controleren voordat u uw melding verzendt. Sommige e-mailtoepassingen registreren alle vergaderverzoeken in de agenda en er worden conflicterende of bijgewerkte vergaderingen toegevoegd (niet ter vervanging van de verouderde afspraak).
