Medewerkers zijn afhankelijk van hun salaris om hun levensstijl te behouden. Bijgevolg verwachten zij van hun werkgever dat zij deze nauwkeurig en op tijd betalen. Wanneer looncheque fouten optreden, raken werknemers vaak in paniek. Er zijn verschillende redenen waarom payroll-fouten optreden. Vaak is het salarissysteem de schuldige.
Definitie
Een salarissysteem is het medium waarmee de werkgever zijn loonlijst verwerkt. Er is geen vastgesteld systeem dat werkgevers moeten volgen. Het hangt meestal af van de structuur en behoeften van de organisatie. Binnen het systeem moet een stichting worden opgericht, zoals een betaaldatum en een betaalmethode, zoals directe storting en / of live cheques.
Met de hand
Een handmatig salarissysteem wordt volledig met de hand uitgevoerd. De problemen met een handmatig systeem zijn talrijk. De ruimte voor fouten is hoog, omdat alle payroll-taken handmatig worden gedaan. Dit omvat het berekenen van urenstaten, lonen, belastingen, het afgeven van cheques, het voorbereiden van W2's, het verifiëren van de loonlijst en het registreren van loonsomtransacties. Fiscale fouten kunnen zich gemakkelijk voordoen met dit systeem, wat resulteert in boetes van de overheid. Een handmatig salarissysteem kan effectief zijn als u slechts een paar werknemers heeft.
Intern gecomputeriseerd
Een intern geautomatiseerd loonstelsel bestaat wanneer de werkgever de salarissoftware gebruikt. Kleine bedrijven gebruiken over het algemeen boekhoudsoftware met een bijgevoegde salarisfunctie, zoals Quickbooks. Grote bedrijven gebruiken een duurder en op maat gemaakt salarissysteem, zoals Ultipro, waaraan een HR-functie is gekoppeld. In dit systeem zijn interne payroll-medewerkers opgenomen. Het grootste probleem is dat het misschien duur is voor de werkgever. Ze moet lonen en voordelen betalen aan de loonstaf, plus ze moet de software kopen en onderhouden. Systeemstoringen kunnen ertoe leiden dat het loonlijstpersoneel overwerkt, wat resulteert in overuren, plus technische ondersteuningskosten.
extern
Een extern salarissysteem vindt plaats wanneer de werkgever zijn payroll uitbesteedt aan een salarisserviceprovider. Voor een kleine vergoeding ontslaat de provider hem van alle loonstellingsrechten, inclusief de voordelenadministratie (bijv. Gezondheid en pensionering). De aanbieder is meestal off-site; wanneer problemen met de payroll optreden, kan de werkgever het pas op de betaaldag weten. Als de payrollprovider meerdere clients heeft, kan het bovendien moeilijk zijn om onmiddellijk hulp te krijgen wanneer zich problemen met de loonlijst voordoen. Bepaalde informatie, zoals belastingdocumenten, is mogelijk niet gemakkelijk toegankelijk als de werkgever een payrollprovider gebruikt. Hij moet de informatie opvragen, wat enige tijd kan vergen om aan te komen.
Oplossing
Het is waarschijnlijk dat er loonlijstproblemen zullen optreden; de sleutel is om ze te minimaliseren. De werkgever moet de behoeften van haar bedrijf onderzoeken voordat het systeem wordt geïmplementeerd. Als ze bijvoorbeeld een klein bedrijf heeft, maar verwacht dat het groeit, moet haar salarissysteem die mogelijkheid bieden.
