Controlestructuren zijn noodzakelijk in het bedrijfsleven om ervoor te zorgen dat procedures worden gevolgd en doelen worden bereikt. Een individuele controlestructuur weerspiegelt het beleid en de procedures voor de specifieke organisatie en houdt rekening met factoren als de financiële gezondheid van het bedrijf, naleving van externe voorschriften en bedrijfscommunicatie. Vijf basiscontrolestructuren helpen organisaties om hun sterke punten te identificeren en om gebieden voor verbetering aan te wijzen.
Milieu
De belangrijkste besturingsstructuur in elk bedrijf is de algehele omgeving. In de interne controleomgeving weerspiegelen beslissingen de prioriteiten die ondernemers en senior management aan elke functie binnen het bedrijf geven. Controles in een sterk gereguleerde sector zullen strenger zijn dan in een industrie met minimale overheidsinterventie. Of het nu gaat om zeer formeel of ontspannen, de omgeving van een bedrijf moet goed worden gepland en gecommuniceerd binnen het bedrijf. Grote bedrijven nemen beslissingen op het gebied van milieu op verschillende gebieden, zoals juridische, personele en financiële afdelingen.
audit
Een belangrijke controlestructuur is een periodieke audit. Of ze nu worden uitgevoerd door een afdeling binnen de organisatie of worden gecontracteerd bij een externe leverancier, audits zorgen ervoor dat medewerkers het bedrijfsbeleid volgen en dat procedures op de juiste manier worden ingesteld en begrepen. Sommige bedrijfseigenaren huren externe audit-assistentie in om een objectieve beoordeling van het bedrijf te krijgen.
Communicatie
Elk bedrijf moet informatie aan werknemers verstrekken. Daarom is communicatie een cruciaal element van de controlestructuur in elke organisatie. Trainingslessen en / of medewerkershandboeken zijn effectieve manieren om de controlestructuur te communiceren. Een bedrijf moet op basis van regelgeving en de wensen van het senior management beslissen of de training formeel of informeel zal zijn. Voor kleinere bedrijven zijn trainingslessen echter niet haalbaar of noodzakelijk.
Risico's
Risicobeoordeling is een essentiële controlestructuur. Juridische en financiële risico's voor een bedrijf kunnen catastrofaal zijn. Een bedrijf moet potentiële situaties in deze gebieden bepalen en welke acties zullen worden ondernomen als zich een zaak ontwikkelt. Risicobeoordeling omvat een periodieke audit van de boekhouding evenals naleving van alle wettelijke aangelegenheden en industriële voorschriften.
Controle activiteiten
Controleactiviteiten zorgen ervoor dat het beleid en de procedures die van invloed kunnen zijn op financiële en juridische risico's worden begrepen en gevolgd. Deze activiteiten worden opgelegd door het senior management om te garanderen dat elk facet van de organisatie juridisch en financieel wordt beschermd en zich houdt aan normen en voorschriften. Voorbeelden van controleactiviteiten zijn jaarlijkse begrotingen van alle afdelingen of een wettelijk checkpoint voor correspondentie van klanten. Controleactiviteiten zullen variëren in omvang en prioriteit, afhankelijk van de individuele organisatie en de sector waarin zij participeert.
