Wanneer een bedrijf geld uitgeeft om een uitgave te betalen, hetzij contant, cheque, elektronische overboeking of een andere methode, staat dit bekend als contante betaling in de boekhoudwereld. Een uitbetalingsverslag van contanten is een verslag van elke transactie waarbij contanten zijn betaald door het bedrijf om welke reden dan ook. Het rapport wordt meestal gegenereerd door het boekhoudsoftwarepakket van een bedrijf, zoals QuickBooks.
Tips
-
Het uitbetalingsverslag van contanten is een record van alle afzonderlijke transacties waarbij contanten zijn betaald door een bedrijf.
Wat is een gelduitbetaling?
Uitbetalingen in contanten vertegenwoordigen de afzonderlijke onkostende transacties die de totalen van de uitgaven vertegenwoordigen die worden weergegeven in de resultatenrekening van een bedrijf. Dit omvat betalingen voor lonen en salarissen, inventaris, externe juridische diensten, de huur van gebouwen en alle andere kosten die het bedrijf maakt. Wanneer het bedrijf facturen betaalt, legt het de betalingen vast in een kasuitgavedagboek in zijn boekhoudsoftware.
De winst- en verliesrekening van het bedrijf geeft de uitbetalingen op hoog niveau weer en de kosten worden weergegeven in verschillende tijdsperioden, afhankelijk van het feit of het bedrijf gebruik maakt van kasboekhouding of periodetoerekening.
The Cash Disbursement Journal
In de boekhouding wordt de term "journaal" gebruikt om een lijst met geregistreerde transacties te beschrijven die gescheiden zijn per type. Een bedrijf gebruikt doorgaans verschillende tijdschriften in zijn boekhoudsysteem, zoals een dagboek voor verkopen, contante ontvangsten, uitbetalingen in contanten en een algemeen dagboek. In veel boekhoudsoftwarepakketten zien gebruikers de afzonderlijke tijdschriften niet.
Deze transacties worden geboekt in het algemene journaal van het bedrijf, omdat wanneer een gebruiker cheques genereert of facturen invoert in het systeem, de boekingen automatisch naar elk specifiek journaal worden verzonden en vervolgens naar het algemene journaal worden overgedragen. Dit heeft de noodzaak geëlimineerd om transacties in een individueel dagboek handmatig te registreren, zoals het kasuitgavedagboek. Wanneer boekhoudtransacties met de hand werden geregistreerd, zouden de boekingen eerst handmatig in een kasuitgavedagboek zijn geregistreerd en vervolgens naar een algemeen dagboek zijn overgebracht.
Bescherming van het geld van het bedrijf
Een van de belangrijkste toepassingen van een uitbetalingsrapport voor contanten is om te helpen bij het handhaven van strenge interne controles over het geld dat het bedrijf verlaat, zodat het niet in verkeerde handen terechtkomt. Dit maakt deel uit van een groter proces van contante interne controles, dat vele stappen omvat, zoals functiescheiding, wat betekent dat geen financiële transacties van begin tot eind worden afgehandeld door slechts één werknemer.
Het uitbetalingsrapport voor contanten kan bedrijfseigenaren de nodige informatie geven over uitgaven om hen in de loop van de tijd te helpen beheren. Het laat bijvoorbeeld zien hoeveel er werd besteed aan inventaris voor de maand, het bedrag besteed aan personeelslonen, huur en leases en uitgaven voor externe services. Het kasuitgiftedagboek kan worden gebruikt als een middel om toekomstige beslissingen over kasbeheer te plannen. Het rapport biedt ook een detailniveau dat nodig is om te voorkomen dat iemand in het bedrijf geld misplaatst of verkeerd stuurt. Als u het rapport bijvoorbeeld in de loop van de tijd evalueert, kunnen betalingspatronen worden gevolgd om ongebruikelijke activiteiten te herkennen of grote betalingen te herkennen en te verifiëren om er zeker van te zijn dat ze legitiem zijn.
Wanneer het bedrijf contant geld uitgeeft, moet het altijd een voorgedrukte genummerde cheque gebruiken en moet er beleid zijn voor wie in het bedrijf cheques kan autoriseren. Wanneer een bedrijf facturen betaalt, moet dit ook worden gemarkeerd als betaald om gewetenloze of onjuiste dubbele betalingen te voorkomen. Het maandelijkse rapport over het uitbetalen van geld is een efficiënte manier om dit en andere problemen op te vangen.
Het is belangrijk voor een bedrijf om een zeer beperkt aantal mensen te hebben, misschien drie of vier maximum, die de bevoegdheid hebben om bedrijfschecks te ondertekenen. Als een ongebruikelijke uitbetaling wordt weergegeven in een uitbetalingsrapport voor contant geld, wordt het eenvoudig om het chequekopie op te sporen en te spreken met de persoon die de cheque heeft ondertekend om de transactie te verifiëren. Controleren of ondertekenaars een significant en passend autoriteitsniveau binnen het bedrijf moeten hebben.
