Elk type organisatie is afhankelijk van de structuur, van een lokale vereniging van huiseigenaren tot een multinationale onderneming. De formaliteit van die structuur hangt af van de keuze van zijn leiderschap. Structuren kunnen van vorm verschillen, sommige groepen hebben helemaal geen regels en anderen hebben alles gedocumenteerd en ondertekend door elke nieuwe medewerker. Om te bepalen welk type organisatiestructuur uw bedrijf zou moeten hebben, kan het helpen om uw opties te kennen.
Formeel systeem versus informeel systeem
Vaak zal de organisatiestructuur van een bedrijf het precedent vormen voor de werkcultuur als geheel. Terwijl u uw structuur tijdens het sollicitatieproces beschrijft, trekt u natuurlijk het type werknemers aan dat liever in een dergelijke omgeving werkt en die werknemers zullen u anderen aanbevelen. Een formele organisatiestructuur is een organisatie die zorgvuldig processen heeft gedocumenteerd, van organigrammen die de commandostructuur beschrijven tot de functiebeschrijvingen die specifiek zijn voor elke functie.
In een informele werkcultuur worden die hiërarchieën misschien zelfs nooit besproken. Een eigenaar van een solide bedrijf mag zijn eerste werknemer inhuren zonder ooit hardop te zeggen waar die werknemer binnen het organigram van het bedrijf past. Aangezien er nog meer werknemers worden aangenomen en het bedrijf groeit, hebben sommige bedrijven deze kwesties nooit officieel behandeld. Natuurlijk vallen veel organisaties ergens tussen die twee uitersten, misschien bespreken ze welke werknemers aan wie rapporteren zonder het ooit schriftelijk te schrijven.
Voordelen van formele werkstructuren
Structuur kan een organisatie helpen soepel te werken, waarbij alle leden precies weten waar ze naartoe moeten als ze hulp nodig hebben of zich zorgen maken. Voor leiders betekent dit dat ze in staat moeten zijn een structuur op te zetten waar andere managers werknemers motiveren en helpen, in plaats van dat iedereen voor alles naar de top komt. Een manager van het hoogste niveau kan vergaderingen hebben met het volledige managementteam en de informatie filteren op de onderliggende medewerkers. Dit bespaart tijd en geld, waardoor leiders zich kunnen concentreren op doelen die specifiek zijn voor de groei van het bedrijf.
Als u een bedrijf leidt, merkt u misschien dat u dankzij een formele werkstructuur beter georganiseerd kunt zijn. Als u uw doelen, uw organigram en uw beleid en procedures schriftelijk vastlegt, is het mogelijk dat u ze regelmatig opnieuw bezoekt en ervoor zorgt dat u op het goede spoor blijft. Als alles gedocumenteerd is, helpt het ook als u investeerders benadert of een banklening aanvraagt om uw bedrijf te laten groeien. U hebt de papieren die nodig zijn om aan te tonen dat uw bedrijf een solide structuur heeft.
Voordelen van informele werkstructuren
Bij het bespreken van de voor- en nadelen van formele en informele groepen, lijkt het concept van flexibiliteit altijd te ontstaan. Een van de grootste nadelen van een formele werkstructuur is dat het de neiging heeft om de bureaucratie op zijn plaats te zetten die de werking kan vertragen. Als een medewerker naar een leidinggevende met een probleem moet gaan en moet wachten tot deze een weg omhoog in de keten bereikt, vertraagt de voortgang en kan het bedrijf problemen ondervinden als gevolg. Informatie kan ook verloren gaan als het op en neer gaat, waarbij belangrijke details worden vergeten of scheef worden.
Misschien is het grootste voordeel van een informele werkstructuur echter flexibiliteit. In plaats van dat processen in steen zijn gezet, heeft uw bedrijf de vrijheid om te veranderen terwijl de organisatie wegebt en stroomt. Dit betekent ook dat als u een grote wijziging doorvoert, uw team snel die lacunes kan aanpassen en invullen, in plaats van te wachten om verder te gaan totdat u uw bedrijfsstructuur opnieuw heeft uitgezet.
Wat is werkcultuur?
De toon zetten voor alles wat uw bedrijf doet, is de werkcultuur. Cultuur verwijst naar de kernovertuigingen die uw organisatie bekrachtigen, van de beslissingen die u neemt tot de dresscode die u heeft opgesteld om uw werknemers te volgen. Als je het bedrijf hebt opgericht en het zelf hebt gebouwd, is je werkcultuur waarschijnlijk een directe weerspiegeling van je eigen persoonlijkheid en kernwaarden. Terwijl je mensen inhuurt, kun je je team opslaan bij mensen die ook die waarden weerspiegelen, of je het nu bewust doet of niet.
Zelfs met de beste bedoelingen zult u het waarschijnlijk een uitdaging vinden om die werkcultuur te behouden naarmate uw bedrijf groeit. Het kan eenvoudigweg één persoon zijn die niet helemaal bij de rest van het team past, of je zult merken dat je een nieuwe klant met zich meebrengt die de positieve, informele werkomgeving die je zo hard hebt gebouwd, onder druk zet. Hoe meer je de werkcultuur begrijpt waar je naar streeft, hoe sneller je dingen weer op het goede spoor kunt krijgen.
Formele werkculturen
Omdat de werkcultuur strak is te structureren, is het belangrijk om de voordelen van een formele cultuur te bespreken. Naarmate meer bedrijven hebben aangedrongen op informele werkculturen, is het duidelijk geworden dat het een opzet is die niet voor elk bedrijf werkt. Sommige organisaties zijn zelfs veel beter geschikt voor een formele structuur. Een juridisch of accountantskantoor kan bijvoorbeeld vaststellen dat een formele werkcultuur beter past bij haar eigen werknemers.
Niet alleen werkt een formele werkcultuur het best voor werknemers die structuur verkiezen, maar het helpt ook bedrijven om klanten aan te trekken die aandringen op formele werkculturen. Een bedrijf kan het ook gemakkelijker vinden om investeringsgeld te krijgen wanneer het een meer formele opzet heeft, aangezien meer traditionele beleggers mogelijk aangetrokken worden door de aangeboden structuur.
Informele werkculturen
In de afgelopen jaren zijn bedrijven verschoven naar een meer informele omgeving, met studies die bepaalde werkculturen verbinden met een verbeterd moreel. Een positieve werkcultuur gaat over werknemersbetrokkenheid, wat betekent dat werknemers worden aangemoedigd om deel uit te maken van het opbouwen en laten groeien van de organisatie. Informele cultuur gaat verder dan casual kledingcodes en perk gevulde pauzeruimtes met flexibele werktijden en open-deur beleid.
In een informele werkcultuur is medewerkerstevredenheid het topdoel, maar het is belangrijk om ervoor te zorgen dat dit type omgeving past bij uw eigen persoonlijkheid en bij de voorkeuren van de mensen die u inhuurt. Dit kan betekenen dat u af en toe uw manier van werken moet aanpassen of een aantal van uw aanwervingspraktijken moet herzien. Het kan zijn dat het toevoegen van een paar aannemers of externe fulltimers beter past bij de omgeving die u bijvoorbeeld probeert te creëren. Hoe het ook zij, een informele werkcultuur geeft u de flexibiliteit om die veranderingen aan te brengen.
Structuur instellen in een informele omgeving
Structuur elimineren betekent niet dat u geen richtlijnen geeft over wat van elke medewerker wordt verwacht, of feedback over hoe ze presteren. Een van de beste dingen die je kunt doen, is als je formele documentatie gebruikt om je werknemers te begeleiden. Naast het schrijven van je HR-beleid over zaken als vakantietijd, moet je ook de werkverwachtingen van elke functie schetsen om je werknemers een leidraad te geven bij het uitvoeren van hun taken. Dit geeft je ook een startpunt wanneer het tijd is om feedback te geven over het werk dat een medewerker aan het doen is.
Die feedback gaat echter in beide richtingen. Succesvolle bedrijven investeren in feedbackmechanismen waarmee werknemers leiderschap laten weten hoe ze het doen. In plaats van alleen maar te wachten om te weten te komen of hun managers tevreden zijn met hun werkprestaties, mogen werknemers regelmatig feedback geven over hoe zij denken over de werkcultuur en hun eigen rollen daarin. Wanneer hun wijzigingen worden geïmplementeerd, voelen medewerkers zich meer betrokken omdat ze zien dat ze deel uitmaken van de manier waarop de organisatie wordt uitgevoerd.
