Alle bedrijven moeten zich registreren bij de staat of staten waarin zij actief zijn via het kantoor van hun staatssecretaris (het Ministerie van Buitenlandse Zaken). Alle kantoren van de staatssecretaris houden registers bij van bedrijfsregistraties die beschikbaar zijn voor het publiek, vaak via internetzoekopdrachten. Er zijn verschillende redenen waarom u mogelijk moet weten of een bedrijf de juiste registratie heeft. Als potentiële klant van een bedrijf wilt u misschien controleren of het bedrijf betrouwbaar is en de vereiste jaarlijkse documentatie levert om de actieve status bij de staat te behouden.
Zoek de website van de staatssecretaris op voor de staat waarin het betreffende bedrijf actief is (zie bronnen). Veel van deze websites onderhouden een online lijst met bedrijfsregistraties die u kunt doorzoeken.
Voer de betreffende bedrijfsnaam in het juiste zoekvak in op de website van de Secretary of State. Als u geen nauwkeurige overeenkomst ontvangt, verbreekt u de naam naar minder vaak gebruikte woorden om de zoekresultaten te verfijnen en nauwkeurig vast te stellen.
Controleer de status van de bedrijven in de zoekresultaten. Een "actieve" status geeft aan dat het bedrijf zijn jaarlijkse registratierapporten bijhoudt. Een "inactieve" of "opgeloste" status geeft aan dat het bedrijf de registratierapporten niet tijdig heeft bijgehouden of dat het bedrijf in feite helemaal niet meer actief is.
Krijg toegang tot kopieën van de ingediende registratiedocumenten, die meestal gratis beschikbaar zijn via de website van de Secretary of State. Deze documenten bevatten het nieuwste zakelijke post- en locatieadres, de president en andere functionarissen voor het bedrijf en de verdeling van eigendom.
Zoek naar de geregistreerde agentinformatie. Alle correspondentie die u naar het bedrijf stuurt met betrekking tot een juridische kwestie, moet worden gericht aan de geregistreerde agent van het bedrijf.
Tips
-
Een bedrijf dat zaken doet in meerdere staten, zoals een keten, moet zich registreren voor elke staat waarin het een actieve bedrijfslocatie onderhoudt. Als de online zoekopdracht geen kopieën van de registratiedocumenten van een bedrijf bevat, neemt u rechtstreeks contact op met het kantoor van de Secretary of States om een kopie aan te vragen, aangezien deze documenten deel uitmaken van de openbare registers.
