Een pro forma bestelling of factuur verwijst naar een document dat geen werkelijke bestelling vertegenwoordigt, maar wordt vooraf gepresenteerd, volgens BusinessDictionary.com. Pro forma is een Latijnse term die 'in de vorm van' betekent.
Doel
Een pro forma bestelling geeft de koper noodzakelijke informatie en een prijsopgave, voorafgaand aan een bestelling. Het wordt gebruikt om de waarde en voorwaarden van de transactie aan te geven. De verkoper dient de geldigheidsperiode voor de opgegeven prijs te vermelden, volgens het Wyoming Small Business Development Center.
Buitenlandse kopers
Hoewel pro forma facturen niet vereist zijn voor handel binnen de Verenigde Staten, kunnen ze noodzakelijk zijn voor een verkoper die verkoopt aan een buitenlandse koper, die vervolgens het document kan gebruiken om via zijn bank krediet te verkrijgen, om de aankoop te doen. De bank kan een pro-formafactuur vereisen.
Andere informatie
Naast de prijsopgave in de valuta van de verkoper, moet een pro-formafactuur de namen en adressen van de verkoper en de koper vermelden en 'pro forma factuur' zeggen. Het document moet ook de datum van de offerte, het geschatte gewicht en de kubusruimte bevatten en aangeven dat de kosten worden geschat. Hoewel schattingen van verzending en afhandeling moeten worden opgenomen, moet in het document worden vermeld dat de koper deze kosten betaalt.
