Bedrijven en organisaties zijn afhankelijk van communicatielijnen die open blijven en betrouwbaar blijven tussen verschillende onderdelen en divisies. Zonder het vermogen om effectief te communiceren, beginnen bedrijfsfuncties snel uit elkaar te vallen. Maar iedereen die tegelijkertijd zijn eigen weg communiceert, leidt ook tot chaos. Dit is waar werkprotocollen in het spel komen.
Gedefinieerde protocollen
Eenvoudig gezegd, protocollen zijn interne regels die de leden van een organisatie moeten volgen en gebruiken. Door ervoor te zorgen dat gerichte activiteiten worden afgehandeld op basis van protocollen, zorgt de organisatie voor consistentie en conformiteit op elk niveau. Het nadeel is echter dat te veel protocollen leiden tot redundantie, bureaucratie en, erger nog, onnodige vertragingen. Dit werkt tegen een organisatie die alert en flexibel wil zijn. Zoek naar een evenwicht tussen conformiteit en reactievermogen.
Elektronische communicatie
Om de uitdaging aan te gaan om te beheren hoe mensen in dezelfde organisatie communiceren, hebben elektronische en computergestuurde methoden het probleem gecompliceerd. De snelheid van elektronische communicatie resulteert vaak in problemen die sneller optreden en zich verder verspreiden als er fouten worden gemaakt. Smartphones, e-mail, instant messaging en computerbestanden dragen alleen maar bij aan een vlaag van communicatie.
Geschreven communicatie
Schriftelijke berichten, de meest traditionele van zakelijke communicatiemethoden, kunnen eenvoudig door organisaties worden gestandaardiseerd, zodat ze correct kunnen worden gerouteerd en correct worden geprioriteerd. Dit wordt gedaan door verschillende methoden te kiezen voor verschillende niveaus van belangrijkheid. E-mails, notities en standaardberichten kunnen worden gebruikt voor dagelijkse communicatie. In memoranda en brieven op briefpapier van de onderneming worden de problemen op een meer formele manier gecommuniceerd. Reserve issue papers en rapporten voor beleidsdiscussies en belangrijke besluitvormingsinspanningen.
Elektronische berichten
Het probleem met e-mails, instant messaging en internet is dat organisaties de controle over de boodschap en het publiek vaak snel verliezen. Organisaties worden goed bediend door regelmatig personeel op te leiden over de risico's en gevaren van elektronische communicatie, en deze hulpmiddelen te reserveren voor dagelijkse, regelmatige communicatie- en trainingsmedewerkers over hoe ze regelmatig oude communicatie kunnen zuiveren en alleen belangrijke informatie kunnen bewaren. Te vaak gebruiken mensen deze tools voor gekke of persoonlijke berichtenuitwisseling. De resultaten kunnen variëren van gênant tot serieus als deze bestanden later opnieuw worden opgewekt in rechtszaken of juridische zaken.
Regels schrijven
Als onderdeel van de protocollen profiteren organisaties er ook van ervoor te zorgen dat elke communicatie voldoet aan regels voor duidelijk gebruik. Dit betekent dat het personeel begrijpt hoe schriftelijk correct moet worden gecommuniceerd. Snelle, technische acroniemen, zoals LOL, WTB, WU, LTR enzovoort, horen niet thuis in professionele geschriften. Het personeel moet begrijpen dat ze in de juiste taal moeten communiceren, wat een premie is op spelling en grammatica.
Verbale communicatie
Protocollen voor verbale communicatie kunnen op dezelfde manier worden geïmplementeerd als schriftelijke documenten. Er moeten niveaus zijn voor verbale vergaderingen, inclusief informele besprekingen, formele vergaderingen, hiërarchische vergaderingen en beleidsvorming / besluitvormingsinteracties. Elk van deze contactgebeurtenissen moet een goed begrepen verwachting hebben over hoe te communiceren, hoe lang en hoe reacties en beslissingen moeten worden verwerkt. Als u dit niet in een bedrijf doet, resulteert dit vaak in ad hoc-interactie die, hoewel comfortabel in kleine groepen, problemen begint te veroorzaken naarmate organisaties groeien.
