De organisatiestructuur wordt door Lamar University gedefinieerd als 'het formele systeem van taak- en rapportagerelaties dat werknemers controleert, coördineert en motiveert zodat ze samenwerken om de doelen van een organisatie te bereiken.' De administratie van een kantoor kan verschillende organisatiestructuren gebruiken op basis van het type bedrijf Het is actief, elke structuur die wordt gebruikt in de kantooradministratie heeft voor- en nadelen. Beoordeel uw kantoor en bepaal welke structuur het beste bij u past.
Functionele structuur
Een functionele structuur plaatst mensen met vergelijkbare posities, vaardigheden en taken in verschillende groepen. Een gemeenschappelijke functionele structuur is een callcenter voor klantenservice. Elke persoon voert dezelfde taak uit, gebruikt dezelfde apparatuur en heeft een gemeenschappelijk doel voor het afhandelen van klantaangelegenheden. De voordelen van deze structuur zijn dat het gemakkelijk is om te communiceren met een specifieke groep, beslissingen snel worden genomen en training en ontwikkeling effectiever zijn omdat iedereen hetzelfde leert op hetzelfde moment. De nadelen van deze structuur zijn dat het de diversiteit onder de medewerkers beperkt en dat het moeilijker is om aan veranderende behoeften te voldoen.
Divisiestructuur
Divisiestructuren zijn breder van opzet dan functionele structuren. Een functionele structuur is gebaseerd op een groep mensen met dezelfde taak, terwijl divisiestructuren subafdelingen binnen een groter bedrijf zijn. Als een bedrijf bijvoorbeeld verschillende merken bezit, kan een merk als zijn eigen afdeling worden beschouwd en een eigen HR-team, marketingteam, public relations en een uitvoerende groep hebben over de divisie. Dit zorgt voor een betere kwaliteit van producten en diensten, aangepast management, meer teamwerk en snelle besluitvorming. Deze structuur vereist echter hoge bedrijfskosten, bevordert de communicatie tussen afdelingen niet en verhoogt het conflict.
Platte structuur
Een platte structuur in de administratie van het kantoor neemt de administratie en teamleden op in het proces van het nemen van beslissingen, brainstormen en feedback. Een platte organisatie heeft beperkte niveaus van hiërarchie als het gaat om administratieve niveaus. Deze structuur moedigt open communicatie aan en omvat democratische en delegatieve bestuurlijke stijlen.
Hoge structuur
Een lange organisatiestructuur heeft meerdere niveaus van administratief leiderschap. Een lange organisatie voorkomt dat leden van het kantoor interactief omgaan met de administratie. Feedback wordt niet aangemoedigd en van medewerkers wordt verwacht dat zij de bevelen van de administratie zonder vragen opvolgen. Een gezaghebbende administratieve stijl wordt vaak gebruikt in grote organisatorische kantoorstructuren, en wordt vaak gezien in wetshandhaving en het leger.
