Beveiligingsfunctionarissen hebben een vastomlijnd beleid en procedures nodig om hen te begeleiden bij hun acties. Deze reeks procedures moet op elke vastgestelde post worden geplaatst en moet worden gelezen. Deze protocollen worden in training afgeleverd en erkend door de officier. Afwijking van deze gevestigde protocollen opent de deur naar aansprakelijkheid en rechtszaken voor alle betrokkenen.
Betekenis
Het belang van gevestigde protocollen voor beveiligingsfunctionarissen staat voorop. Zonder een vast beleid voor de functionarissen om op terug te vallen, geeft dit te veel ruimte aan functionarissen om "het goed te maken" - vaak in onwetendheid over plaatselijke wetten en mandaten of beste praktijken die zijn ontworpen om de aansprakelijkheid te beperken.
Soorten protocollen
Er zijn drie soorten protocollen voor beveiligingsmedewerkers: beleids- en procedurehandleidingen, postorders en pass-down logs. Elk van deze protocollen adresseert verschillende niveaus van de organisatie die van het hele bedrijf naar beneden stroomt, naar de individuele site en uiteindelijk naar de specifieke posts op elke site.
Algemeen beleid en procedures
De protocollen van de beveiligingsfunctionaris zijn de beleids- en procedurehandleiding. Deze handleiding schetst de basisverwachtingen en richtlijnen voor de beveiligingsmedewerkers die in het hele bedrijf aanwezig zijn. Het is opgesteld op basis van best practices en wordt doorgaans beoordeeld door een team of bedrijf voor human resources, evenals een deskundige op het gebied van arbeidsrecht. Deze handleiding is geïntroduceerd in de training, de principes worden in eenvoudige bewoordingen uitgelegd en de inhoud ervan wordt erkend en bijgehouden.
Post bestellingen
Wanneer de beveiligingsbeambte zijn werkterrein bereikt, komt hij een heel specifiek bericht tegen dat zeer specifieke protocollen vereist. De methode die wordt aangesproken met verantwoordelijkheid is via het postorderconcept. Deze schriftelijke opdrachten, correct geïmplementeerd en beoordeeld door het managementelement, schetsen precies het "wat, wanneer, waar en hoe" de post bemand wordt met zo weinig mogelijk dubbelzinnigheid. Bij het aannemen van de functie moet de beveiligingsbeambte voor de eerste keer de bestellingen lezen en controleren op wijzigingen om ervoor te zorgen dat hij in overeenstemming is met de bestellingen.
Pass-Down Logs
Het pass-down log is een belangrijk protocol waarbij de meest actuele "real time" informatie wordt bijgehouden. Het is iets van een catch-all voor elke kwestie die relevant is voor een binnenkomende functionaris die niet wordt behandeld in het generieke handboek voor beleid en procedures of specifieke postbestellingen. Als het bericht bijvoorbeeld wordt meegedeeld dat "de rode cementwagen met kenteken 12345 alleen mag worden ingeleverd met een pas op dinsdag", wordt deze informatie vastgelegd in het logboek. Hierdoor kunnen de postbestellingen voor deze uitzondering tijdelijk worden gewijzigd.
Lengte van protocollen
Het protocol voor beveiligingsfunctionarissen, of het nu gaat om postorders of beleid en procedures, moet voldoende lang en diep genoeg zijn om een brede leidraad te bieden voor de meeste scenario's. Zorg wordt echter gebruikt om te voorkomen dat onnodig lange en te specifieke documenten worden gecreëerd. Protocollen die te omslachtig of zelfs tegenstrijdig zijn, brengen verwarrende functionarissen in gevaar die vaak ver verwijderd zijn van degenen die de bevelen hebben geschreven.
