Een voorlopige factuur is meestal afhankelijk van een bepaald type actie van de ontvanger van de factuur voordat een definitieve factuur wordt uitgegeven. Een voorlopige factuur is daarom niet bindend, maar dient als een mogelijkheid voor aanpassingen door beide partijen. Als er geen actie wordt ondernomen op de voorlopige factuur, wordt deze ongeldig. Er zijn weinig situaties waarin voorlopige facturen nuttig zijn in bedrijfssituaties.
Beoordeling door derden
Een voorlopige factuur is nuttig in gevallen waarin een derde partij een factuur moet beoordelen voordat een laatste factuur voor betaling wordt uitgegeven. De voorlopige factuur dient in dergelijke gevallen als een vorm van communicatie. Een ziekenhuis kan bijvoorbeeld een voorlopige factuur sturen naar een verzekeringsmaatschappij om te bevestigen dat de kosten op de factuur zijn gedekt. Na bevestiging zal het ziekenhuis de definitieve factuur afgeven.
Bevestiging van acceptatie
Bij veel e-commercetransacties wordt een voorlopige factuur elektronisch aan de consument verstrekt om de details van de transactie te bevestigen voordat een definitieve factuur wordt gegenereerd en de betaling wordt uitgevoerd. Dit dient om frauduleuze activiteiten te verminderen en de gevolgen van de spijt van de koper te verzachten. Als de voorlopige factuur niet wordt betaald, wordt deze nietig verklaard en zijn er geen juridische gevolgen.
Schatting
In sommige gevallen wordt een voorlopige factuur verstrekt aan een koper om een schatting te geven van kosten in verband met een product, of vaker een service of voor vergoedingen. Zulke situaties kunnen een regering zijn die een voorlopige factuur voor belastingen uitgeven op basis van de inkomsten van het voorgaande jaar. Dit is aanpasbaar in het geval u meer of minder hebt gemaakt dan het voorgaande jaar en zodra u het verschil meldt, stuurt de overheid een eindfactuur.
Meerdere citaten
Als een bedrijf meerdere offertes moet opgeven, kan het bedrijf voorlopige facturen afgeven in plaats van offertes. In dit geval betaalt de klant eenvoudig de factuur die aan zijn behoeften voldoet en de rest is nietig. Dit voorkomt dat een laatste factuur moet worden verzonden.
