Vaak moeten we in het bedrijfsleven een begeleidende brief opnemen bij een groter rapport dat mogelijk per post, speciale bezorging of zelfs e-mail wordt verzonden. Een formele begeleidende brief heeft een zeer specifiek doel en moet zo worden geschreven dat deze de inhoud introduceert en beschrijft, het saillante thema van het rapport herhaalt en de volgende stappen of acties aangeeft die moeten worden genomen.
Een begeleidende brief schrijven
Gebruik briefhoofdpapier van uw bedrijf om de begeleidende brief van een rapport samen te stellen uit respect voor het belang van het document dat het begeleidt. Zelfs als u een stationaire e-mail gebruikt, beschouw het dan als een papieren begeleidende brief door een afbeelding van het bedrijfslogo op de e-mailpagina op te nemen.
Neem de datum van de dag op, evenals de adresinformatie, inclusief voor- en achternaam, titel, bedrijfsnaam, straat- en woonplaats, postcode. Gebruik de aanhef "Geachte" gevolgd door een formele groet, zoals de afkortingen Dhr., Mevr. Of Mevr., Als het individu een vreemdeling is of "Geachte" met de voor- en / of achternaam van de geadresseerde als het individu bekend.
Vermeld het doel van de letter in het hoofdgedeelte met behulp van de woorden zoals "Deze brief geeft de (naam van het rapport) voor uw beoordeling of opmerking (of wat dan ook de gewenste actie). Gebruik deze mogelijkheid om kort samen te vatten waar het rapport over gaat. Probeer het doel van het rapport zo bondig mogelijk samen te vatten - in maximaal één of twee zinnen.
Let op de conclusie van het rapport terwijl u de essentie van de bevindingen van het rapport niet weggeeft. U wilt dat de lezer het daadwerkelijke rapport leest en niet alleen de begeleidende brief. De begeleidende brief moet de aandacht van de lezer trekken voor wat er in het eindrapport staat.
Neem een formele conclusie of deel van de volgende stappen waarin u aangeeft wat de gewenste acties zijn van de geadresseerde. Wilt u dat zij het document doorgeven of het document ondertekenen of een grotere vergadering coördineren om de bevindingen te presenteren? Wees heel specifiek over de volgende stappen, evenals de dag en de datum als tijdgevoelige actie vereist is.
Beëindig de begeleidende brief met een formeel aftekenbord zoals Cordially, Very truly of Great regards. Vermeld de naam en titel van de auteur van de brief. Geef de namen op van andere personen die het rapport en de begeleidende brief in een cc-lijst zullen ontvangen.
